Planilha de cálculo de horas extras: por que NÃO utilizar?

O controle de ponto nem sempre é tratado pelas empresas com a seriedade que deveria.

O aumento do passivo trabalhista é um problema que deve ser evitado a todo custo pois pode gerar prejuízos significativas em casos de ações na justiça do trabalho. Mesmo que empresa esteja agindo corretamente e  o empregado esteja errado, a ação trabalhista gera custos altos, seja com tempo ou advogados. A utilização de planilhas para o cálculo e controle de horas extras e banco de horas pode gerar incertezas na hora da utilização dos dados do ponto como prova, especialmente pela fato das planilhas serem facilmente editáveis.

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Outro problema das planilhas é o backup, as várias versões pelas quais vão passando gerando problemas de entendimento e compatibilidade. A falta de padronização e a possibilidade de confusão ao copiar os modelos entre os funcionários também é motivo para desistir de usar planilhas para controlar o ponto.

Planilhas não são adequadas para horas extras e banco de horas

Mas como calcular banco de horas e horas extras sem planilhas? Há diversos softwares de ponto no mercado que fazem estes cálculos automaticamente a partir das marcações de ponto que os funcionários registram nos relógios de ponto. Infelizmente na maior parte dos casos é necessário fazer algum investimento e comprar um relógio de ponto. Além disso haverá também mais um custo fixo da manutenção mensal do software e suporte técnico para o software de ponto, geralmente incluídos.

A escolha do relógio de ponto deve levar em consideração o objetivo da empresa que neste caso é fugir das planilhas e controlar automaticamente as horas extras e o banco de horas. Existem bons softwares que fazem todas estas contas com grande variedade de opções e geram relatórios muito mais confiáveis. Obviamente é possível também editar as marcações de ponto para corrigir problemas como marcação esquecida, esquecimento do cartão de ponto ou mesmo uma marcação que tenha ocorrido no horário errado. A diferença é que um bom sistema de controle de ponto irá registrar cada alteração feita nas marcações de ponto e gerar um relatório disto, tornando todo o processo mais transparente. Bom para a empresa e para o funcionário.

Ao escolher o relógio de ponto para sua empresa, pergunte ao vendedor se o programa de ponto gera um relatório de alterações manuais do ponto. Caso a resposta não seja um sonoro “É claro!”, procure outro fornecedor. Há softwares que permitem inclusive alterações não detectáveis. Nem pense utilizar um programa que faça isto pois a credibilidade do controle de ponto da sua empresa poderá ser colocada em cheque em algum tribunal, o que seria péssimo!

Image: bulldogza / FreeDigitalPhotos.net

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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