Qual o melhor tipo de controle de ponto para cada empresa?

Empresas com mais de dez empregados devem fazer o controle da jornada de trabalho através da marcação de ponto. O ponto é nada mais do que um documento que registra as horas trabalhadas por um funcionário, bem como quantas destas serão horas extras e quantas horas o funcionário tem direito a receber ao final do mês. A empresa fica livre para escolher o tipo de marcação ou equipamento, sendo em alguns casos obrigatório o registro eletrônico do ponto. Empresas onde vários funcionários exercem funções distintas pode tornar necessário diferentes tipos de ponto se não houver uma boa organização deste sistema.

Leia também

• Como fazer a folha de ponto para empregada doméstica?
• Marcação de ponto, horários e horas extras no home office: como fica?

Em primeiro lugar, ao decidir sobre o melhor tipo de controle de ponto para sua empresa, você tem de levar em conta a quantidade de funcionários e o fluxo nas horas de entrada e saída. Talvez um só ponto não atenda corretamente a demanda de sua empresa, prejudicando tanto o empregador quanto o empregado na hora de marcar a hora de entrada e saída do trabalho e criando um clima ruim no ambiente.

Escolha um lugar seguro para o posicionamento de seu ponto e onde o departamento financeiro de sua empresa ou alguém de sua confiança pode monitorar sua utilização. A instalação de uma câmera pode até ser feita, evitando assim que hajam modificações ou preenchimentos indevidos nos pontos dos funcionários e protegendo a empresa de fraudes e prejuízos.

Na hora de escolher o relógio de ponto ideal para sua empresa, as opções do mercado e suas respectivas vantagens e desvantagens estão listadas abaixo:

Livro de ponto

Está entre as melhores opções para pequenas empresas e empresas em que os funcionários são horistas. Porém, é a de controle mais difícil por parte do departamento financeiro. (Foto: www.celulosepapeis.com)

É o método mais barato para o controle das horas trabalhadas. Muito utilizado por empresas que tem funcionários que recebem por hora, principalmente em escolas, já que o funcionário normalmente não pode marcar sua hora de chegada mas sim, o momento em que inicia seus trabalhos. Porém, é um método muito suscetível a falhas e que demanda constante monitoramentos das folhas de ponto, já que rasuras e modificações não podem ser aceitas e o documento deve ser refeito, nestes casos. Para empresas com muitos funcionários, o controle das horas de trabalho pode se tornar uma dor de cabeça para o departamento financeiro e os responsáveis de cada departamento. Pode ser também a única opção para empresas com horários flexíveis de trabalho, quando os funcionários podem trabalhar em casa ou tendem a ficar viajando durante a semana.

Relógio cartográfico

Mesmo sendo um registro mecânico, o ponto cartográfico ainda necessita de um controle manual por parte do departamento financeiro na hora de somar as horas trabalhadas, também necessitando a diferenciação entre horas normais e horas extras. (Foto: todaoferta.uol.com.br)

Utiliza de partes mecânicas e, nos tempos modernos, também eletrônicas para o registro do horário de entrada, saída e do intervalo para o almoço. Como seu horário é pré-definido e fixo, o funcionário não tem como falsificar ou modificar seu horário de entrada. Demanda uma responsabilidade muito grande dos funcionários que devem ser pontuais ao “bater o ponto”, podendo ser penalizados por isso. Os cartões de ponto normalmente ficam ao lado do relógio de ponto, tornando necessário algum tipo de monitoramento para que um funcionário não bata o ponto de outro que esteja atrasado. O controle de horas fica mais fácil para o departamento financeiro, que pode anotar todas as informações necessárias nos cartões de ponto. Para empresas em crescimento e que não queiram investir muito alto, os relógios cartográficos são excelentes opções e que demandam muito pouca ou quase nenhuma manutenção.

Código de barras

Possibilitando o envio de um relatório informatizado para o departamento pessoal, o relógio de código de barras é a primeira opção de alta tecnologia que poupa uma quantidade significativa de trabalho da empresa. (Foto: interfacebr.webstorelw.com.br)

Normalmente utilizado por empresas com muitos funcionários, o código de barras contém as informações de cada pessoa, sendo necessário um cartão individual para o mesmo. Algumas, optam por colocar este leitor de barrar em catracas na entrada da empresa, garantindo um monitoramento por parte da portaria e também o registro correto do início da jornada de trabalho. Um problema muito comum com estes cartões com códigos de barras é o desgaste do cartão do funcionário, tornando necessária a troca para alguns casos ou que o funcionário digite seu número de cadastro para efetivar seu ponto. Este tipo de relógio de ponto imprime um papel com algumas informações para controle do próprio funcionário. Torna o trabalho do departamento financeiro muito mais fácil pois pode estar conectado a rede e enviar um relatório completo e personalizado de horas para um computador. Empresas de médio e grande porte tem de investir pelo menos nesta tecnologia, poupando muito tempo e dinheiro com um melhor controle das horas dos funcionários. É pouco propensa à fraudes, mas necessita de um monitoramento bem feito para que ninguém passe o cartão por outro funcionário.

Biometria/Impressão digital

Alguns relógios de ponto biométricos possuem opções também para cartões, facilitando a vida dos funcionários. É a opção mais segura para o controle das horas trabalhadas. (Foto: cartao-ponto.com)

Tido como mais moderno em sistemas de relógio de ponto, a biometria ou impressão digital quase impossibilita as chances de fraudes. Antes, era uma tecnologia muito cara mas que, com o tempo, tornou-se bem barata e pode ser arcada até por empresas de pequeno porte. Possibilita inclusive até que funcionário que trabalham à distância ou viajando possam registrar online seu ponto, com o uso de leitores de impressão digital portáteis e uma simples conexão a internet. É disparado o melhor sistema de controle mas porém, dificulta o controle das horas trabalhadas de funcionários horistas, a não ser que eles tenham o acesso ao leitor de impressões digitais no momento em que iniciam e acabam o trabalho.

Pense bem na sua escolha e, principalmente, no suporte pós-venda do relógio de ponto escolhido. Se você escolher pelo uso de papéis, saiba que seu controle tem que ser dobrado e tem de tomar muito cuidado com funcionários mal intencionados. O investimento em um relógio de ponto pode te poupar trabalho, menor porcentagem de erros humanos, ou te dar mais trabalho ainda. Só cabe a você se adaptar corretamento ao uso desta ferramenta.

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

Veja também

Como escolher um controle acesso para a empresa?

Ponto por exceção. Preciso de relógio de ponto?

Modelo de livro de ponto manual: como fazer? Quais outras opções?

Como preencher corretamente a folha de ponto