Organizador de eventos, o que faz?

Em Empreendedor e autônomo! MEI e ME! por André M. Coelho

Também conhecido como Coordenador de Eventos, Planejador de Eventos, Gerente de Eventos, Gerente de Conferência, Planejador de Conferências, Planejador de Convenções, o Organizador de Eventos é alguém que coordena todos os aspectos de reuniões e eventos profissionais ou privados. Eles geralmente escolhem locais para os eventos, organizam transporte e coordenam outros detalhes para cada tipo de evento diferente..

Organizador de eventos: o que faz?

Um organizador de eventos geralmente começa conhecendo os clientes para entender o propósito da reunião ou evento. Em seguida, ele planeja o escopo do evento, incluindo tempo, local, programa e custo. A partir desse momento, ele solicita valores de locais e provedores de serviços (por exemplo, floristas ou fotógrafos) e trabalha com o cliente para escolher onde realizar o evento e quem contratar para os serviços.

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O organizador também será responsável por inspecionas lugares para garantir que atinjam os requisitos do cliente, coordenar serviços de eventos como salas, transporte e serviço de alimentação, conferir com pessoal no local para coordenar detalhes, monitorar as atividades do evento para garantir que o cliente e os participantes do evento estejam satisfeitos e revisas as contas do evento para aprovar os pagamentos.

Quer se trate de um casamento, uma conferência educacional ou uma convenção empresarial, reuniões e eventos, juntam as pessoas para um propósito comum. Os organizadores de eventos trabalham para garantir que este objetivo seja alcançado de forma perfeita. Eles coordenam todos os detalhes dos eventos do começo ao fim. Antes de uma reunião, por exemplo, os planejadores se encontrarão com os clientes para estimar o comparecimento e determinar a finalidade da reunião. Durante a reunião, eles lidam com a logística de reunião, como registrar visitantes e configurar equipamentos de áudio/visual para os falantes.

Os organizadores de eventos também procuram locais de encontros potenciais, como hotéis e centros de convenções. Eles consideram a hospedagem e os serviços que a instalação pode fornecer, o quão fácil será para as pessoas chegarem lá e as atrações que a área circundante tem para oferecer. Mais recentemente, os planejadores também consideram se uma reunião ou evento online pode alcançar os mesmos objetivos que uma reunião cara a cara.

Uma vez que um local é selecionado, os planejadores organizam espaço para reuniões e serviços de suporte. Por exemplo, eles negociam contratos com fornecedores para fornecer refeições para participantes e coordenam planos com pessoal no local. Eles organizam oradores, entretenimento e atividades. Eles também supervisionam as finanças de reuniões e convenções. No dia do evento, os planejadores podem registrar os participantes, coordenar o transporte e garantir que as salas de reuniões estejam configuradas corretamente.

O organizador de eventos tem uma ampla área de atuação, mas é dele exigido extrema disciplina e capacidade de organização. (Foto: eventspub)

Como é o local de trabalho de um organizador de eventos?

Os organizadores de eventos passam a maior parte do tempo em escritórios. Durante reuniões e eventos, eles costumam trabalhar no local em hotéis ou centros de convenções. Eles viajam regularmente para participar dos eventos que organizam e para visitar possíveis locais, às vezes em locais exóticos ao redor do mundo. Os planejadores colaboram regularmente com clientes, funcionários de hotéis e centros de convenções e participantes de eventos.

O trabalho pode ser acelerado e exigente. Os planejadores supervisionam muitos aspectos do evento ao mesmo tempo, enfrentam inúmeros prazos e orquestram as atividades de diversos grupos de pessoas.

A maioria dos organizadores de eventos trabalham em tempo integral. Além disso, muitos são obrigados a trabalhar horas longas e irregulares no tempo que antecede a um grande evento. Durante reuniões ou convenções, os planejadores podem trabalhar dias muito longos, começando no início da manhã e trabalhando até tarde. Às vezes, eles devem trabalhar nos fins de semana.

As habilidades que um curso deve desenvolver em um organizador de eventos

Para garantir a melhor formação possível, organizadores de eventos devem procurar cursos que ofereçam programas para trabalhas os seguintes aspectos:

Comunicações verbais e escritas
Organização e gerenciamento de tempo
Gerenciamento de projetos e multitarefa
Auto-motivado e jogador da equipe
Compreender o uso de programas como o Microsoft Office
Orientado ao detalhamento e prazos
Tranquilo e calmo sob pressão
Negociação
Administração de orçamento
Gerenciamento de equipe
Marketing e relações públicas
Habilidades interpessoais com todos os níveis de gestão
Seleção de local, refeições, produção, entretenimento, presentes, transporte, alojamento e serviços de conferência

As qualidades de um bom planejador de eventos além do que um curso pode oferecer podem incluir:

Organização
Flexibilidade
Criatividade
Negócios
Orçamentação
Serviço ao cliente
Multi-tarefa e pensamento racional
Comunicação
Gerenciamento de tempo

Aqueles que seguem uma carreira na organização eventos provêm de uma variedade de profissões e origens acadêmicas. Muitos empregadores preferem um diploma de bacharel em turismo, administração de empresas, marketing, relações públicas ou comunicações. No entanto, muitos planejadores bem-sucedidos começam em outras profissões ou entram em funções administrativas que incluem o conjunto de responsabilidades de planejamento.

Como começar uma carreira de organizador de eventos?

Começar uma carreira como planejador de eventos pode te sobrecarregar no inícios. Muitas vezes parece que há muito a saber e tão pouco tempo para aprender tudo. No entanto, com um plano de ação e dando pequenos passos a cada semana, você terá as habilidades e os conhecimentos necessários para ter sucesso como organizador de eventos. A atenção aos detalhes importa muito para o organizador de eventos, de forma a tornar possível planejar sua mudança no planejamento de eventos da mesma forma que você planejaria seu próximo evento, com um plano e uma estratégia. E para começar gradualmente na carreira, algumas etapas podem ajudar.

Dedique seu tempo para uma organização sem fins lucrativos ou outra empresa como uma empresa de catering, floristas, eventos, buffet ou outra para qualquer experiência prática na área.

Se você já está planejando eventos em outra empresa ou com outro organizador de eventos, mude para uma posição de autoridade e assuma mais responsabilidade. Ao mostrar seu valor e conhecimento, muitas vezes é tão simples quanto pedir ao seu gerente de eventos mais trabalho ou responsabilidade.

Junte-se a associações e grupos de discussão online, além de participar de eventos profissionais na área. Quanto mais pessoas você conhece e quanto mais relacionamentos você desenvolve na indústria, mais fácil será construir sua carreira de planejamento de eventos.

Crie um portfólio de eventos para mostrar sua experiência e conhecimento.

Além de desenvolver relacionamentos com outros planejadores de eventos, colabore com fornecedores externos ou parceiros, como atendedores, músicos ou personalidades de mídia, para aumentar sua exposição e círculo de influência.

Organizador de eventos: salário

Os salários de um organizador de eventos vão de 2 até 4 salários mínimos, podendo ser mais se o organizador tiver uma empresa própria para realizar os eventos. Geralmente, organizadores começam a investir para se tornar também fornecedores dos eventos, de forma a maximizar os ganhos.

Conhecem mais sobre a carreira de organizador de eventos? O que recomendam para quem vai começar na área?

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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