Ponto eletrônico biométrico: dicas para escolher

Em Relógios de ponto por André M. Coelho

Sua empresa existe em um momento em que a flexibilidade máxima é necessária em quase todas as indústrias. Isso significa ser capaz de se ajustar rapidamente para mudar. Você não pode fazer ajustes sólidos sem dados. Espero que você não precise ser convencido de que você precisa usar um ponto eletrônico. Os pontos eletrônicos oferecem dados cruciais.

Os pontos eletrônicos biométricos fornecem dados ainda melhores, com precisão e menores chances de

O que é um ponto eletrônico biométrico?

Um ponto eletrônico biométrico complementa o ponto tradicional. Em vez de usar tags, cartões, ou códigos PIN, um ponto eletrônico biométrico usa uma medição única do corpo quando os funcionários marcam suas entradas e saídas da empresa

Por que usar a biometria no ponto eletrônico?

Infelizmente, as pessoas são boas em encontrar lacunas ou maneiras de jogar um sistema. Os pontos eletrônicos tradicionais tornaram isso fácil. Os pontos eletrônicos biométricos mudam tudo isso.

Os pontos biométricos terminam o problema de um funcionário bater ponto para outro funcionário. Os empregadores perdem milhões para esta prática, e impedindo que o amigo marcasse o ponto era sempre um desafio

O ponto biométrico também impossibilita aos funcionários “preencher” suas horas e adicionar o tempo extra que não funcionaram.

Trabalhadores remotos também são melhores gerenciados com a biometria. Você pode ter certeza de que o empregado está realmente presente quando eles dizem que são. Muitos sistemas funcionam usando um dispositivo móvel, portanto, para empresas que têm trabalhadores em todo o mundo ou fora no campo, biometria funciona bem.

Os registros de tempo precisos que você gerará a partir de um ponto eletrônico biométrico facilita para auditar e rastrear horas extras desnecessárias, funcionários atrasados ou ausentes ou outros problemas relacionados. A maioria dos pontos eletrônicos biométricos se integram em um sistema que você já possui.

Se você não fez o passo para os sistemas automáticos do ponto eletrônico, descobrirá que eles também economizam tempo digitando manualmente os dados do cartão de tempo em seu sistema de folha de pagamento. A precisão será melhorada também.

Todos esses benefícios ajudarão sua linha de fundo e economizarão dinheiro.

Um bom relógio de ponto vai registrar informações precisas e te ajudar a organizar melhor o controle dos funcionários. (Imagem: Pinterest)

Como escolher um relógio de ponto biométrico?

Alguns funcionários podem não querer que você colete seus dados biométricos, mas a legislação está do seu lado. Porém, aí é necessário gerenciar o banco de dados com segurança, de forma que as informações pessoais não sejam divulgadas sem a autorização dos funcionários.

Como usar um ponto eletrônico biométrico?

Todo sistema de ponto eletrônico biométrico exigirá três coisas básicas: o dispositivo, o software e um banco de dados de funcionários. O dispositivo coleta os dados biométricos. O software converte que dados em um formato digital. O banco de dados armazena os dados.

Essa é a configuração básica todos os sistemas terão.

Você pode encontrar um ponto eletrônico biométrico online, como um dispositivo independente, com bastante facilidade. Você pode querer conversar com seu provedor de software de folha de pagamento ou agendamento para descobrir quais dispositivos eles recomendam e, em seguida, escolher entre essas opções.

Integração entre o dispositivo e seu software, e outros sistemas relacionados que você está usando, é crucial.

Depois de ter o relógio de ponto biométrico instalado, o que fazer

Como mencionado anteriormente, certifique-se de ter uma política abrangente em vigor em relação ao seu relógio de ponto. Esta política deve cobrir tudo, desde a segurança de dados para manter as superfícies higienizadas em falhas de relógio. Seu treinamento de funcionários incluirá essas informações.

As soluções não precisam ser complicadas.

Por exemplo, às vezes há falsos negativos com biometria. Isso geralmente acontece quando o leitor de impressão digital não pode registrar a impressão digital do empregado devido a pele seca, molhada ou suja. Forneça panos ou uma forma de limpar as mãos perto do relógio. Ter uma opção alternativa de relógio disponível no caso de uma falha repetida. Use as restrições geográficas para limitar onde seus funcionários podem acessar se o scanner de impressão digital não funcionar.

Treine seus funcionários para lidar com o ponto biométrico

Forneça treinamento a todos os funcionários sobre como usar o relógio. Novos funcionários receberão instruções como parte de sua integração, mas aqueles que já funcionam para você precisarão de treinamento no novo sistema também.

Parte do seu treinamento deve certificar-se de que os funcionários saibam que você está em conformidade com as leis e que valoriza e respeite sua privacidade quando se trata de como você armazena e usa os dados biométricos. Pode haver alguns que são cautelosos de um sistema biométrico, então esteja disposto a resolver suas preocupações.

Planeje alternativas ao ponto biométrico

Certifique-se de ter um sistema de backup no caso de existirem problemas com o uso inicial pelos funcionários e com a integração com os sistemas atuais.

Sistemas com várias opções internas tornarão isso fácil. Se você optou por um dispositivo independente, a maioria dos pontos eletrônicos biométricos se conectará em seu sistema como qualquer outro ponto eletrônico digital, o que significa que o próprio dispositivo, enquanto diferente, não deve funcionar tanto com o seu sistema. Ter uma opção de backup (por exemplo, PIN ou cartão de identificação) é factível.

Como escolher o melhor ponto biométrico?

Existem muitas opções disponíveis, mas a escolha do melhor ponto eletrônico biométrico irá variar para cada empregador. Existem algumas considerações gerais que você pode usar para escolher a opção correta.

1. Integração de software

Certifique-se de que o ponto eletrônico que você escolher integrará com seu software atual. Isso inclui o que você usa para executar a folha de pagamento e gerencia sua programação. Também pode incluir recursos humanos ou outros softwares de gerenciamento. Se você estiver usando uma mistura de biometria e pontos eletrônicos tradicionais, certifique-se de que os dois sistemas funcionem juntos.

2. Alternativas flexíveis

Alguns sistemas de agendamento e gerenciamento de funcionários completos, como quando eu trabalho, já possuem algumas opções biométricas internas para seus sistemas de ponto eletrônico usando dispositivos móveis e plataformas que já recebem reconhecimento facial já disponíveis. Isso lhe dá a capacidade de ser flexível em como você escolhe ter funcionários clock-in sem ter que comprar vários dispositivos autônomos.

3. Acesso remoto

Encontre um relógio que se conecte e possa se integrar ao seu sistema usando Wi-Fi. Isso tornará mais fácil acessar os dados quando chegar a hora de executar a folha de pagamento em vez de ter que ir a todos os dispositivos físicos para obter os dados. Isso é particularmente importante se você tiver trabalhadores remotos ou vários locais de trabalho. Se o seu sistema biométrico se esforça com sua configuração atual da rede, será uma dor de cabeça constante para você e seus funcionários.

4. Escalabilidade e capacidade

Se o seu negócio vai estar crescendo ou mudando frequentemente em tamanho, você quer ter certeza de que você tem um sistema que possa lidar com essa flutuação. Alguns sistemas limitam o número de funcionários que podem ser registrados para usar o relógio.

5. Requisitos do espaço de trabalho

Alguns pontos eletrônicos biométricos são construídos para suportar ambientes de trabalho específicos. Por exemplo, um canteiro de obras vai querer um relógio que possa suportar a sujeira e os elementos.

6. Recursos de segurança

Os dados biométricos devem ser protegidos. Entre a coleta da medição biométrica para quando é convertido em dados digitais, deve ser criptografado. Procure um sistema que criptografe os dados. Você pode querer um sistema que possa restringir quais funcionários podem ser reproduzidos em áreas geográficas. Você pode até querer exigir um cartão e dados biométricos ao clicar para garantir a precisão.

Uma abordagem proativa para escolher o melhor software de tempo e atendimento é a melhor estratégia para a sua linha de fundo, para planejar uma estratégia de crescimento precisa baseada em dados sólidos e para a moral dos funcionários. É melhor trabalhar em um ambiente onde você sabe que ninguém está traindo um sistema que torna impossível.

E se ainda tiver dúvidas, deixe nos comentários suas perguntas!

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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