Como ser uma pessoa multitarefa? Isso é bom?

Em Aconteceu na empresa por André M. Coelho

No escritório moderno, não é incomum ver um empregado verificar e-mail, falar ao telefone e trocar mensagens instantâneas com um cliente, tudo ao mesmo tempo. Este tipo de multitarefa pode permitir que os trabalhadores fazer mais durante o dia, mas também pode causar distração se não for usado corretamente. Aprender a multitarefa da maneira correta significa olhar para as suas prioridades e concentrar sua atenção sobre os projetos que são os mais críticos para o seu sucesso e o da empresa onde você trabalha.

Leia também

Como ser multitarefa?

Vamos tratar primeiro de dicas essenciais para se tornar uma pessoa realmente multitarefa.

Organização e planejamento

Digite uma lista de suas tarefas diárias de rotina. Anotes todas as coisas que você deve fazer a cada dia, independentemente do que mais está na sua rotina de trabalho. Salve essa lista para um documento de planilha ou de processamento de texto e mantenha aberto em seu desktop. Se não estiver com um computador, qualquer folha de papel serve.

Marque cada um dos itens de sua lista diária quando você completá-los. Redefina a lista para o dia seguinte uma vez que todas as suas tarefas diárias são executadas

Comunicação sempre

Mantenha o seu programa de e-mail aberto em todos os momentos. Muitos programas de e-mail não podem enviar novas notificações por e-mail quando o programa é fechado. Se você manter o seu programa de correio fechado, você pode perder uma mensagem importante de um supervisor ou colega de trabalho. Mantenha as vias de comunicação abertas e anote todas as informações que você precisa em um papel ou bloco de notas específico para isso. Cabe lembrar que um dos maiores problemas em empresas hoje em dia é a falha de comunicação, que normalmente acontece quando um dos lados não entende ou não passa a mensagem muito bem.

Uma coisa de cada vez

Abra cada programa e comece cada tarefa à medida em que elas surgirem. Então, mantenha o programa aberto até que a tarefa seja concluída. Se você é obrigado a escrever várias cartas ou criar várias planilhas no decorrer do dia, você pode querer deixar o seu processador de texto e planilha eletrônica abertos o tempo todo. Veja bem: começar uma coisa de cada vez significa dedicar sua atenção para elas ao mesmo tempo. No começo, limite isso a duas atividades e sempre dê mais tempo para a atividade mais urgente. Uma forma de monitorar seu tempo de trabalho dedicado é através da técnica Pomodoro, onde a cada 25 minutos você troca de tarefa e anota o que já produziu. Você pode dividir cada 25 minutos entre as tarefas ou trocar de tarefa a cada 25 minutos. Assim, você se força a correr contra o cronômetro e ainda analisa sua produtividade.

Reforçando: comunicação sempre!

Celular, mensagens instantâneas, e-mail: mantenha todas as linhas de comunicação abertas. E sempre anote o que as pessoas tem a falar para você, independente do grau de importância. Ao anotar, você pode até estar fazendo outras tarefas, mas ao se referir às anotações não vai errar no que foi falado.

A parte mais importante da multitarefa é não deixar de lado a importância da comunicação e compreensão da urgência de suas tarefas no dia a dia.

A multitarefa é realmente um grande diferencial de mercado que pode ser crucial no seu posicionamento em melhores colocações de trabalho. (Foto: careerpivot.com)

Por que ser multitarefa?

Multitarefa foi anunciada como uma das melhores maneiras de chegar à frente, tanto no trabalho quanto em casa. Fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo pode aumentar a eficiência, produtividade, liberar mais tempo e, em alguns casos, poupar dinheiro. Ao compreender os benefícios de multitarefa, você pode determinar se é uma boa ideia para você e sua situação ou linha de trabalho particular.

Poupar tempo

Um dos benefícios mais óbvios e importantes de multitarefa é ele permite que você economize tempo. Ao invés de fazer uma coisa depois da outra, você combina as tarefas para que você possa obter mais rapidamente tudo feito. Por exemplo, ao invés de passar uma hora na esteira e depois ouvir um curso de línguas em fita por mais uma hora, faça elas ao mesmo tempo e economizar uma hora do seu dia. Multitarefa permite às pessoas para liberar mais tempo para as coisas que eles gostam, como passar tempo com seus familiares ou praticando hobbies. Esses efeitos são sentidos mais a médio e longo prazo, já que nos primeiros dias é um pouco mais difícil se adaptar.

Poupar dinheiro

Para os empregadores, a multitarefa pode salvar um monte de dinheiro. Se você é capaz de usar a multitarefa a fazer coisas que de outra forma seriam delegadas a outros funcionários você pode economizar dinheiro. Ao invés de contratar alguém para arquivar papéis para você, faça isso enquanto você está no telefone com um cliente. Quando você pode usar multitarefa para diminuir o número de funcionários necessários ou o número de horas de trabalho, você pode economizar dinheiro. De brinde, ainda impressiona seus chefes e facilita um espaço para negociação salarial mais tarde.

Aumento da produtividade

Multitarefa aumenta a produtividade para todos. Se uma empresa tem três funcionários que podem ser multitarefa efetivamente, eles vão realizar muito mais do que o mesmo número de trabalhadores que não executam a multitarefa. Isso pode diminuir o tempo necessário para projetos e determinadas tarefas. Para um indivíduo, a multitarefa pode até aumentar a produtividade ao redor da casa. Isso é especialmente útil quando alguém tem muito a realizar, como durante viagens para feriados ou eventos especiais.

Evita a procrastinação

Aqueles que fazem a multitarefa estarão menos propensos a procrastinar entre as tarefas. Essas pessoas estarão mais motivadas, porque eles vão ver o que está sendo feito e alcançaram os objetivos. Quando alguém é multitarefa, é mais difícil encontrar tempo para procrastinar e, portanto, perder tempo.

É bom ou ruim ser multitarefa?

Bom, para algumas tarefas, é melhor se concentrar apenas nela. A exemplo, se você for um engenheiro em um projeto onde cálculos errados podem causar falhas fatais, uma atenção dedicada ao projeto apenas pode ser essencial. Isso não significa que ele não possa ser multitarefa durante a execução do projeto, mas a multitarefa tem que estar relacionada apenas e somente à sua execução. É importante não perder o foco, os objetivos a serem atingidos com a multitarefa para assim, realmente se organizar e conseguir ser multitarefa com eficiência.

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

Veja também