Como deve ser a comunicação no ambiente de trabalho?

Em Motivação no trabalho por André M. Coelho

A comunicação no local de trabalho progrediu dinamicamente com as recentes mudanças na tecnologia, levando a novos padrões de contato com as pessoas com quem você trabalha. Como resultado, existem várias maneiras de melhorar suas habilidades de comunicação que pertencem à sua vida profissional.

A importância da boa comunicação no trabalho com bom conteúdo

O conteúdo das mensagens que você está tentando transmitir é o ponto de partida para uma comunicação eficaz. É imperativo garantir que o que você está comunicando seja claro e que as informações sejam precisas. Esteja você enviando um email em massa para todos os seus funcionários ou simplesmente tendo uma conversa informal perto do bebedouro, é importante saber que tipo de informação você deve comunicar para ter sucesso nesta área. Para conversas informais, evite tópicos controversos e assuntos muito pessoais, pois a discussão de assuntos que envolvam emoções ou fofocas às vezes podem levar à perda de credibilidade profissional.

Métodos modernos para comunicação no trabalho

Além do conteúdo das informações que você apresenta, é essencial focar nos métodos que você está usando para se comunicar. Em alguns casos, você precisará se concentrar em sua linguagem corporal e meios de interação quando for o comunicador. Outras vezes, é mais vital concentrar sua atenção em como você reage quando os colegas de trabalho se comunicam com você.

Comunicação não verbal no trabalho

A comunicação não verbal pode ser qualquer coisa, desde a linguagem corporal até o tom de voz. Para comunicação não verbal, você deve parecer confiante ao fazer apresentações ou ao se reunir com seus superiores. Por exemplo, uma boa postura e manter o contato visual são características excelentes que retratam confiança. Além disso, você também deve manter um tom de voz moderado, tomando cuidado para não entediar o ouvinte com uma fala monótona.

Melhorar a comunicação na empresa é essencial para o melhor desempenho da empresa. (Foto: Allegiance Staffing)

Canais de comunicação no ambiente de trabalho

Um canal de comunicação é um meio pelo qual você articula a mensagem que deseja comunicar. Isso inclui mensagens eletrônicas, mensagens escritas e contato cara a cara. Quando possível, é melhor usar o contato cara a cara com seus colegas de trabalho, pois isso gera confiança e deixa menos margem para erros na forma como sua mensagem será recebida. Por outro lado, a comunicação com um grande número de pessoas sobre tópicos simples pode ser um ótimo uso para o e-mail, pois é mais eficiente do que se reunir com cada funcionário individualmente.

Recepção de informações é também importante

Quando você está recebendo a comunicação, algumas maneiras de melhorar suas habilidades de comunicação são realmente ouvir o que eles estão dizendo e reconhecer o que eles dizem com expressões faciais e gestos, como sorrisos e acenos de cabeça. Além disso, você pode afirmar que entende o que o colega de trabalho está dizendo, fazendo perguntas apropriadas que dizem respeito às informações que ele comunicou a você.

Dicas de comunicação eficas no ambiente de trabalho

A comunicação eficaz no local de trabalho é vital para criar e manter um ambiente de trabalho positivo. Houve grandes avanços nos últimos anos que melhoraram a facilidade com que as pessoas se comunicam no local de trabalho; no entanto, com essa facilidade vem a tendência de desconsiderar a importância de uma comunicação face a face eficaz. Abaixo estão dicas para comunicação eficaz no local de trabalho que ajudarão a aumentar a produtividade e melhorar o relacionamento com os colegas de trabalho.

1. Comunique-se cara a cara sempre que possível

As empresas têm contado com o e-mail como principal método de comunicação nos últimos anos. A comunicação eletrônica pode ter um efeito prejudicial em qualquer tipo de relacionamento, especialmente no relacionamento com colegas de trabalho. Quantas vezes você já enviou um email a um colega de trabalho ou superior que foi mal interpretado? Mesmo que você tenha boas intenções, a comunicação eletrônica costuma ser mal interpretada. Como a maior parte do significado durante uma conversa vem de gestos não-verbais e expressões faciais, é mais fácil decifrar o significado por trás do que uma pessoa diz quando se comunica cara a cara. Quando gestos e sorrisos são retirados da equação, os destinatários podem ter uma ideia errada – especialmente se a pessoa não for o escritor mais articulado. Para melhorar a comunicação no local de trabalho, pegue o telefone de vez em quando ou visite seu colega de trabalho quando tiver algo importante a dizer.

2. Forneça informações claras

A comunicação no local de trabalho envolve a passagem de informações de uma pessoa para outra. Se você não se comunicar com clareza e precisão, pode causar confusão em vez de clareza. Planeje sua comunicação para garantir que você está repassando as informações corretas e a quantidade certa para que aqueles com quem você está se comunicando entendam o que você está dizendo. Evite emails escritos com pressa e sempre planeje o que você quer dizer antes de falar para evitar problemas de comunicação.

3. Combine comunicação verbal e não verbal

Se você deseja se tornar um comunicador mais eficaz, precisa entender a importância da comunicação não verbal. Esteja ciente de que suas mensagens verbais e não-verbais estão de acordo. Se você está tentando transmitir aprovação a algo que seu colega de trabalho disse, por exemplo, certifique-se de que seus gestos não-verbais complementem suas palavras. Feedback não verbal positivo, como acenar com a cabeça quando a outra pessoa está falando, acompanhado de postura corporal aberta, ajudam a conversa a fluir mais suavemente.

4. Não apenas ouça, aprnda também a escutar

Escutar é uma importante habilidade de comunicação que muitas pessoas não possuem. A maioria dos conflitos é resultado de uma escuta inadequada. Para compartilhar informações com outra pessoa, você deve escutar o que está sendo comunicado. Se você está pensando em sua próxima reunião ou planejando o jantar de hoje à noite durante a conversa, você não está prestando atenção. Para aprender a ouvir bem, parafraseie o que foi dito para mostrar que você está ouvindo e para verificar a exatidão. Isso reduzirá a probabilidade de conflito e o ajudará a se tornar um comunicador mais eficaz. Outra forma de aprender a ouvir melhor é fingir que haverá um teste no final da discussão. Tente manter uma lista de verificação mental de todos os pontos importantes da pessoa.

5. Faça perguntas

Fazer perguntas não apenas mostra que você estava ouvindo, mas também confirma que entendeu a outra pessoa. Você também pode usar perguntas para coletar informações adicionais e ajudá-lo a entender a conversa. Certifique-se de que suas perguntas estejam relacionadas especificamente ao que está sendo dito. Não mude de assunto fazendo perguntas sobre um assunto totalmente diferente.

6. Lide com conflitos com diplomacia

Se você sentir que alguém entendeu mal algo que você comunicou, converse com essa pessoa o mais rápido possível. Fazer isso pode evitar ressentimentos desnecessários e perda de produtividade. Para evitar que um pequeno mal-entendido se transforme em uma grande crise, trate-o imediatamente. Ao lidar com um conflito, responda com a mente aberta e evite ataques pessoais. Faça perguntas e ouça atentamente as respostas para entender de onde a outra pessoa está vindo. Isso o ajudará a chegar a uma resolução aceitável para todos.

7. Evite fofocas

Se seus colegas de trabalho têm o hábito de fofocar sobre outras pessoas no escritório, simplesmente ouça e sorria, e volte ao trabalho. Fofocar dá às pessoas uma impressão negativa de você e pode causar problemas no futuro. A fofoca também atrapalha a comunicação eficaz no local de trabalho, porque tem um impacto negativo nos relacionamentos com os colegas de trabalho. Você conquistará o respeito de seus colegas de trabalho se não se envolver em fofocas e será visto com mais credibilidade.

8. Evite ser pessoal com seus colegas de trabalho

Esteja ciente de não divulgar muitas informações pessoais às pessoas com quem você trabalha. Procure ser amigável, mas profissional. Se você se tornar muito pessoal com os colegas de trabalho, correrá o risco de ser percebido como menos confiável ao comunicar algo importante. Controlar suas emoções também é muito importante. Seus colegas de trabalho não precisam testemunhar sua histeria por causa de uma discussão com seu outro significativo; comportar-se dessa maneira vai dar-lhes uma impressão negativa e fazer com que evitem falar com você.

9. Evite discutir tópicos controversos

Tente manter o tópico da conversa neutro no local de trabalho. Evite discutir política ou outros tópicos controversos no escritório para evitar ofender alguém. Embora seja uma ótima ideia conversar com as pessoas com quem você trabalha e conhecê-las, é melhor evitar assuntos controversos.

10. Ofereça feedback positivo

Se seu colega executar bem uma tarefa, diga a ele. Fornecer feedback positivo é uma ótima maneira de melhorar a comunicação no local de trabalho. Também ajuda as pessoas a vê-lo de maneira mais favorável e incentiva a comunicação aberta. Ter uma atitude positiva em geral no trabalho abrirá a porta para uma comunicação eficaz, levando as pessoas a reagir de maneira mais favorável a você.

Como vocês praticam habilidades de comunicação? Quais elementos acham mais importantes?

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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