Você é mais produtivo com seu smartphone? Antes de responder, é bom lembrar que os maiores bilionários de hoje, com poucas exceções, fizeram suas fortunas antes do advento da “internet das coisas”, quando se tornou possível ficar conectado 24 horas por dia. As exigências de trabalho continuaram as mesmas desde aquela época, os meios de comunicação evoluíram. Será que esses bilionários teriam feito suas fortunas se tivesse um smartphone no ambiente de trabalho? Eles teriam tempo para se dedicarem a projetos inovadores ou gastariam a maior parte do dia conversando pelo WhatsApp?

Agora, te pergunto de novo: você pode imaginar se sua produção teria alguma mudança significativa se você não usasse smartphones no ambiente de trabalho? A resposta não é tão simples quanto poderia parecer no começo deste artigo.

Uso de celular no horário de trabalho: necessidade e dependência

O modo de vida na sociedade de hoje mudou devido aos rápidos avanços da tecnologia e da introdução de smartphones no nosso dia a dia. Nós nos tornamos uma sociedade de comunicação instantânea. Seja você um adolescente, homem de negócios, pai, mãe, empresária, a dependência do mundo conectado está muito presente. Há a necessidade de ter um smartphone na mão em todos os momentos, seja em casa, no trabalho ou na escola. As pessoas entram em pânico modo se ele ou ela saem de casa sem esses dispositivos tecnológicos. Algumas pessoas compararam deixar o celular em casa com “sentir-se nus”.

Como os smartphones tornaram-se parte da vida cotidiana de todos na sociedade, empregadores e funcionários precisam reconhecer isso e utilizar os benefícios dos smartphones, ao mesmo tempo que estabelecem certas regras para que esses dispositivos sejam usados com moderação.

Usar smartphone no trabalho

O uso do smartphone no trabalho deve ser regrado para evitar abusos e não prejudicar a produtividade dos funcionários da empresa. (Foto: SPi Global)

Uso indevido do celular no ambiente de trabalho: as distrações do dia a dia

Existem vários tipos de distrações relacionadas aos smartphones que influenciam negativamente e interrompem o foco de muitos funcionários. A tela acendendo com notificação, uma vibração ou o telefone tocando, uma mensagem de texto ou uma notificação de mídias sociais. Tudo isso contribui diretamente para as distrações que existem e que afetam o nível de concentração de um empregado. É quase impossível para um indivíduo ignorar qualquer notificação, seja ela inútil ou importante, quando ele ou ela está no local de trabalho. É preciso muito auto-controle para ignorar notificações que não exigem atenção imediata. Os funcionários podem facilmente ficarem preocupados com conversas pessoais via texto ou mídias sociais. Muitas vezes, levará mais tempo para o empregado recuperar o foco para continuar suas tarefas relacionadas com o trabalho após essas ligações ou troca de textos.

Pesquisas mostram que é mais fácil se desconectar de uma conversa física do que conversas realizadas através de smartphones. Nas pesquisas, as conversas com smartphones são mais distrativas para as pessoas do que ouvir uma conversa fisicamente. Na geração atual, cada funcionário possui um smartphone, e portanto, isso sugere que há mais distrações no local de trabalho hoje em comparação com as gerações anteriores.

Uso de celular no trabalho e a melhora na comunicação

Mas há há situações diárias que tem um impacto positivo provocado pelo smartphone. Funcionários e clientes podem enviar notificações e atualizações mais rapidamente do que por email. Uma mudança de data ou hora para uma reunião ou uma videoconferência pode ser feita diretamente pelo smartphone. Isso pode ser útil para indivíduos que tem horários de trabalho imprevisíveis ou tem reuniões de última hora agendadas para a conveniência de clientes. Lembretes podem ser definidos para situações conferência importantes ou reuniões, que envia uma notificação diretamente para o smartphone antes do evento começar.

Os aspectos positivos do uso do smartphone no local de trabalho

Conveniência é um aspecto crucial que todas as organizações e empresas buscam obter para seus funcionários. Os smartphones oferecem a capacidade de comunicação rápida e eficiente. Conflitos são resolvidos mais rapidamente quando smartphones são uma forma possível de comunicação. Essa tecnologia também possibilita uma redução nos ruídos da comunicação, ajudando para que a mensagem chegue como planejado ao destinatário, sem mudanças. Além disso, cria-se um laço mais pessoal entre as pessoas, que podem entrar em contato umas com as outras diretamente, sem ter que usar os intermediários de secretárias, caixas postais, etc.

De acordo com as pesquisas existentes sobre o assunto, pequenas pausas no trabalho para usar smartphones são produtivas. Empresas que permitiam pequenas pausas para uso dos smartphones perceberam um pequeno aumento na produtividade, e prazos que foram cumpridos com maior eficiência. Estes mini-intervalos ao longo do dia permitiram que os funcionários tirassem suas mentes de qualquer potencial estresse no trabalho e refrescar a cabeça. Os estudos mostraram que os trabalhadores que usam seus telefones para pausas curtas ao longo do dia tendem a ser mais felizes e tem uma atitude mais positiva. Segundo um dos estudos, os funcionários gastaram uma média de 22 minutos por dia de uma rotina de trabalho de oito horas em seus smartphones, o que dá um total de 3 minutos a cada hora.

Regras para uso do celular no trabalho: lidando com os aspectos negativos

Regras são estabelecidas quando há alguma prática que prejudica o funcionamento da empresa, ou para impedir certos comportamentos que possa prejudicar a companhia. Com os smartphones não é diferente.

Apesar da comunicação ser extremamente importante no ambiente de trabalho, smartphones criaram uma tendência de reduzir as interações cara-a-cara. Gerentes e funcionários se distanciam porque passar a relegar a comunicação a meios eletrônicos. Os relacionamentos do mundo real são afetados quando são substituídos por eletrônicos. Essa atitude afeta o desempenho, altera as relações e diminui a conexão das pessoas no ambiente de trabalho. Além disso, vale lembrar que muitas mensagens são dependentes de um contexto, de expressões faciais, olhares, o que pode gerar problemas na hora de se comunicar por meios eletrônicos.

Outra questão importante é que smartphones podem se tornar uma grande distração no local de trabalho, afetando a qualidade das tarefas realizadas por um funcionário e seu nível de concentração. Pesquisadores descobriram que o trabalhador de escritório médio demora cerca de 11 minutos antes de cada pausa para o smartphone, mas demoram cerca de 25 minutos para voltar a completar a tarefa original após cada interrupção.

As regras surgem nesse contexto não apenas para limitar o uso dos smartphones ou aumentar a produtividade, mas também para fugir de problemas de comunicação que podem causar sérios conflitos na empresa.

Produtividade no trabalho x Uso de celular: como empregadores devem agir?

Existem certas regras e procedimentos que podem ser adotados em relação ao uso de smartphones e outros dispositivos similares no local de trabalho. Todas as regras de limitação estão dentro das leis trabalhistas, pois o funcionário não pode se dedicar a tarefas pessoais (como brincar no celular) durante o horário de trabalho.

Algumas das opções para limitar o uso de smartphones no trabalho são: criar uma política de tolerância zero, estabelecer regras de uso de smartphones caso a caso, limitar o uso do smartphone apenas para momentos de folga, ou estabelecer uma política de uso moderado. É uma boa prática estabelecer também as punições para quem sair das regras, iniciando por uma notificação verbal, depois escrita, e a sequente suspensão do funcionário. Com as regras e limitações bem estabelecidas, incluindo um tempo limite para uso de smartphones no trabalho, evitam-se possíveis conflitos causados pela ausência de comunicação.

Dependendo do tamanho da empresa e da cultura certas regras e procedimentos podem ser mais ou menos apropriados. Selecionar uma regra que não esteja de acordo com sua empresa pode afetar a moral e produtividade dos funcionários. Traduzindo: se você tinha uma empresa que permitia o uso do smartphone sem censura antes, não pode passar a proibir de uma hora para outra. Tem que fazer limitações graduais.

Você já teve problemas com uso de smartphones na empresa? Quais? Como solucionou tais problemas? Deixe nos comentários sua participação sobre o que acha da produtividade de funcionários e o uso de smartphones.

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