Como organizar uma agenda de trabalho?

Em Motivação no trabalho por André M. Coelho

A agenda é uma ferramenta que podemos usar em nossas vidas pessoais e profissionais para acompanhar nossas responsabilidades. Aprender a organizar sua agenda pode ajudá-lo a alcançar um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal ou se sentir mais no controle de seu papel nos grupos ou sistemas dos quais você pertence.

Neste artigo, discutimos o que é uma agenda, por que organizar sua agenda é importante e damos 15 dicas sobre maneiras de organizar as suas.

O que é uma agenda de trabalho?

Um cronograma ou uma agenda de trabalho é um plano ou lista de eventos que incluem suas datas, horários e locais. Itinerários, calendários, livros de data, listas de turmas e quadros de vôo são exemplos de cronogramas que as pessoas podem usar regularmente.

Por que é importante organizar sua agenda?

Organizar sua programação ou agenda pode ajudá-lo a entender o que você pode fazer realisticamente com suas horas de vigília ao longo de um dia. Saber o que está incluído em sua programação pode ajudá-lo a garantir que você tenha o tempo disponível para realizar tarefas importantes ou relacionadas ao trabalho e as de prazer.

Ser organizado pode ajudá-lo a planejar o melhor possível para o inesperado ou ajudá-lo a atingir seus objetivos. Ter um cronograma organizado também pode ajudá-lo a se sentir mais preparado, produtivo e eficiente ao concluir tarefas diárias.

Como organizar sua agenda?

Use estas etapas para aprender como organizar sua programação diária e semanal. Recomendamos que você use uma agenda virtual, que tenha aplicativos para smartphones e baseados na web. Dessa forma, você vai sempre ter o acesso rápido e fácil para sua programação diária.

Ah, e organizar sua programação e agenda vai muito além de só preencher um papel. Você vai ver isso claramente abaixo.

1. Mantenha itens importantes em um lugar só

Estar preparado em todos os aspectos da sua vida pode ajudá-lo a se organizar em sua programação. Ao voltar para casa do trabalho ou voltar de um evento, considere colocar todos os seus pertences de deixar o local em um só lugar. Isso pode garantir que coisas como sua bolsa, chaves, relógios, óculos de sol, fones de ouvido e eletrônicos estejam prontos quando for a hora de sair de manhã.

Isso pode ajudar a economizar tempo em sua programação, procurando itens extraviados. Os itens que você carrega podem determinar seu espaço centralizado. Considere um local perto da porta ou perto de uma tomada elétrica para carregar eletrônicos.

2. Planejar sua agenda com antecedência

Da mesma forma que os preparativos para refeições ou o agendamento de férias, dar tempo para planejar pode facilitar o acompanhamento de sua programação. Antes de ir para a cama à noite ou antes de sair do trabalho durante o dia, dê-se cerca de 15 minutos para anotar e revisar o que planeja fazer no dia seguinte.

Considere adicionar reuniões pessoais e profissionais, compromissos e eventos. Se estiver se preparar no trabalho, considere arrumar sua mesa e afastar itens soltos que você não precisará evitar a desordem.

Considere puxar arquivos e itens e colocá-los em sua mesa para facilitar o acesso.

Uma agenda de trabalho bem organizada gera um ambiente bem mais eficiente e produtivo. (Imagem: Wrike)

3. Organize seu espaço de trabalho

Como colocar seus itens de saída em um local em casa, ter uma mesa organizada no trabalho pode ajudar a economizar tempo à medida que você passa pela sua programação. Considere escolher pontos designados para todos os seus material de escritório, arquivos, livros e outros itens que você pode precisar acessar ao longo do dia

Determine onde e como você se senta na sua mesa para escolher o que acontece em cada prateleira ou em cada gaveta. Por exemplo, aqueles que são destros podem colocar utensílios de escrita nesse lado. Considere colocar seus itens mais usados nas gavetas da mesa superior ou na área de trabalho.

4. Aprenda habilidades de gerenciamento de tempo

Aprenda a gerenciar seu tempo para evitar a procrastinação. Considere escolher uma tarefa grande ou importante para concluir primeiro todas as manhãs, como algo com um prazo imediato ou algo que você pode concluir por conta própria sem colaboração.

Concluir uma tarefa grande ou necessária no início do dia pode ajudá-lo a se sentir mais produtivo. Fazer isso também pode ensinar você a priorizar suas responsabilidades e fornecer o tempo máximo para concluir as tarefas mais críticas.

5. Segmente seu dia na organização da agenda

Considere separar seu dia em segmentos para tornar as tarefas mais gerenciáveis. Você pode dividir o dia em duas metades – manhã e tarde – com uma pausa no meio para o almoço.

Dependendo do seu trabalho, você também pode separar seu dia em incrementos ainda menores, como terços ou quartos marcados por reuniões ou chamadas. Fazer isso pode ajudá-lo a determinar o que você deseja fazer todos os dias em um horário específico, o que pode ajudar a mantê-lo na tarefa e ser mais produtivo.

6. Faça uma pausa na sua agenda

Permita -se fazer pausas ao longo do dia para evitar o esgotamento. Isso pode incluir levantar-se da sua mesa e andar por aí, pausas de refeições, fazer um telefonema ou uma mensagem de texto para um amigo ou membro da família, conversar com um colega de trabalho, jogar um jogo ou navegar na Internet.

Considere agendar seus intervalos para se dar a chance de descansar sem arriscar distração ou procrastinação. Os intervalos também podem ajudar a motivá-lo a concluir suas tarefas para experimentar a recompensa da atividade relaxante.

7. Faça uma lista de tarefas na sua agenda

Considere fazer uma lista de tarefas para cada dia para determinar exatamente o que você deseja realizar. Priorize suas tarefas em ordem decrescente, começando com os mais importantes ou mais sensíveis ao tempo e progredindo para itens que podem esperar até amanhã, se necessário. Você pode escolher segmentos de projetos mais longos e mais detalhados para incluir em uma lista de tarefas diárias.

Considere colocar a data no topo da sua lista e inclua informações como datas de vencimento ou horários de reunião. Quando você terminar uma tarefa, risse ou marque -o. Isso pode ajudá-lo a se sentir mais produtivo para ver um registro de tudo o que você realizou.

8. Registre sua programação e agenda virtualmente

Encontre um programa que permita registrar sua programação e agenda eletronicamente para que você possa acessá-la a qualquer hora de qualquer lugar. Você pode escolher um programa de calendário ou notas no seu dispositivo. Você também pode considerar um software de agendamento baseado em nuvem.

Ter acesso à sua programação o tempo todo permite que você consulte seus compromissos para permanecer na tarefa e fazer alterações instantâneas em todas as plataformas e dispositivos.

9. Use um planejador para organizar sua rotina

Considere usar um planejador tradicional, além de um cronograma virtual para ajudá-lo a se lembrar melhor da sua programação diária. Embora as duas opções completem a mesma função, escrever as coisas pode ter um link para a memória. Além disso, se você perder energia, seu serviço de Internet ficará indisponível ou seu dispositivo ficar sem energia, você ainda terá um registro de seu dia inteiro.

10. Anote compromissos imediatamente

Quando você marcar um novo compromisso ou mudar de tempo, anote-o em seu planejador ou grave -o no seu calendário virtual imediatamente. Embora você possa achar aceitável escrever as informações sobre um pedaço de papel ou que você se lembrará de fazê-lo mais tarde, pode esquecer de colocá-las no seu calendário.

Garantir que você o documentou no lugar apropriado desde o início possa evitar procurar papéis perdidos mais tarde e impedir que você precise pensar no evento novamente até que ele apareça na sua programação diária.

11. Use a segunda-feira para sua vantagem

Permita-se criar fluxo ao longo da semana, completando quaisquer projetos procrastinados ou difíceis na segunda-feira ou no primeiro dia da sua semana de trabalho. Seu cérebro pode estar mais relaxado ou descansado após um fim de semana ou pausa, o que pode fornecer o espaço mais claro da semana da cabeça.

Concluir tarefas tediosas ou não alegres no início da semana pode permitir mais tempo para fazer pausas ou fazer preparativos no final da semana.

12. Desenvolva uma rotina

Se possível, desenvolva uma rotina dentro da sua programação para ajudar a facilitar a conclusão. As rotinas podem incluir chegar ou sair do trabalho ao mesmo tempo todos os dias, designando um tempo definido para as férias de refeições ou bloqueando horários designados para reuniões. Envolver-se na rotina pode ajudar a treinar sua mente para entrar no fluxo ou trabalhar com desempenho máximo em determinados intervalos.

Por exemplo, se você selecionar seu dia em duas metades e almoçar ao mesmo tempo todos os dias, poderá treinar seu cérebro para saber que sua metade da manhã inclui muito foco intenso, facilitando o comprometimento de suas tarefas.

13. Termine suas reuniões antes de começarem

Ao agendar reuniões ou compromissos, escolha um horário de início e término no seu calendário. Isso pode ajudá-lo a permanecer na tarefa durante o resto do dia e melhor planejar outras coisas que você pode fazer. Conhecer a duração da reunião antes de começar pode permitir que você comece com as informações mais relevantes, maximize os resultados da reunião e evite conversas desnecessárias.

14. Combine tarefas para melhorar sua agenda

Quando possível, combine tarefas para aumentar sua produtividade. Alguns exemplos podem incluir a organização do seu espaço enquanto nas reuniões telefônicas, criando modelos para tarefas repetitivas na primeira vez em que você conclui uma ou trabalhando em projetos reais durante as reuniões, em vez de apenas discuti-las.

15. Aprenda a dizer não para organizar seu trabalho melhor

Aprenda quando recusar um convite para uma reunião, evento social ou outro engajamento. Organizar sua programação é sobre o tempo para cada tarefa, mas também saber quando você não consegue mais concluir. Aprenda suas prioridades e prazos para determinar quais tarefas você pode pular ou receber um briefing posteriormente.

Como vocês organizam suas agendas? Quais dicas dariam para quem precisa usar melhor uma agenda?

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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