Reuniões. A palavra tornou-se quase sinônimo de perda de tempo. Uma reunião é um evento em que os minutos são mantidos e as horas são perdidas. Convoque uma reunião e você poderia quase ouvir o suspiro coletivo dos colaboradores.

Como um executivo ou um gerente, se você está chamando uma reunião, aqui estão regras para garantir que ela não acabe resultando em uma perda de tempo, recursos e dinheiro.

Como fazer reunião de equipe: antes de agendar uma reunião, justifique

Estamos sob a impressão de que as reuniões são, por si só, produtivas. E se fosse o contrário? E se as reuniões foram, na sua maioria, improdutivas, e aconselháveis apenas sob condições específicas?

Antes de chamar uma reunião, justifique o motivo para ela ser realizada. Pergunte a si mesmo qual é o resultado pretendido? O que está tentando se realizar? Por que é preciso colocar as pessoas em um sala de reunião juntas?

Se você não consegue articular a necessidade de uma reunião, não convoque uma. Se for possível, o processo de questionamento irá permitir-lhe aguçar o foco do que você deseja para a reunião e aumentar as chances dela alcançar seus objetivos.

Como fazer reuniões

Uma reunião sem motivo é uma das maiores perdas de tempo em uma empresa. Evite esse tipo de perda de tempo focando em fazer reuniões efetivas apenas quando for necessário. (Foto: www.entrepreneur.com)

Reunião com equipe de trabalho: convide pessoas participativas

Temos a tendência de convidar cada vez mais pessoas para reuniões. Assumimos que é melhor o excesso de pessoas em uma reunião do que esquecer de alguém. Essa maneira de pensar pode fazer sentido para a festa anual da empresa, mas isso não acontece em reuniões empresariais.

Quanto mais pessoas uma reunião, menos responsabilidade que cada uma delas terá. Se cada pessoa não se sente necessária para a empresa, eles não vão ser tão diligentes para acompanhar os itens discutidos. Eles vão assumir que outros irão fazê-lo. Ao limitar os espectadores de uma empresa, você mantém as reuniões mais curtas, mais envolventes e mais fáceis para acompanhamento.

Reunião com funcionários com motivação: estabeleça e respeite um limite de tempo

Temos a tendência de se reunir por blocos de tempo que se encaixam perfeitamente em nossas agendas. Essa é uma maneira de olhar para a alocação de tempo. Você não encaixa a reunião na agenda. Na verdade, você deve usar a agenda para calcular o tempo necessário para a reunião.

As reuniões devem durar apenas o tempo que elas precisam para cumprir a meta especificada. Quando você agendar uma reunião, pergunte-se quanto tempo você vai demorar para atingir os resultados pretendidos. Planeje a reunião para que um tempo específico, mesmo que seja em blocos de horas ou até minutos. Agende uma reunião de 18 minutos se você sentir que é o que você precisa. Se você realizar seus objetivos em um curto tempo, termine a reunião mais cedo.

Na maioria das vezes, reuniões improdutivas acontecem quando as pessoas sentem que há mais tempo alocado do que o necessário. Mostre a seus colaboradores que você respeita o tempo de cada um, estabelecendo tempo para eles apresentarem suas ideias e/ou problemas, e o tempo que deve ser dado para soluções.

Assuntos para reunião com funcionários: você chamou a reunião, você quem manda

Quem convoca a reunião precisa ser responsável por conduzir a agenda e manter a reunião focada e orientada para a ação. Muitas vezes, uma reunião é chamada e há uma falta de clareza sobre quem está no comando. Uma pessoa começa e depois outra entra no papo e redireciona a conversa. É exatamente isso que você não quer e não deve deixar acontecer.

Enquanto todos devem ser capazes de participar, apenas uma pessoa deve ser responsável por dar o fluxo geral da reunião. Quem chamou a reunião deve começar com uma agenda e assumir a responsabilidade de guiar a reunião de uma maneira eficiente. No final, o responsável pela reunião deve ser o único a alocar e registrar as ações sugeridas após a reunião.

Termine a reunião com passos para a ação

As reuniões são um lugar para falar, mas falar é fácil a menos que seja seguido por ação. No final de cada reunião, deve haver um anúncio de itens de ação que surgiram a partir da discussão.

Essas ações devem ser distribuídas para o grupo e discutidas no início da próxima sessão. Os participantes da reunião devem saber o que devem fazer e que haverá um tempo para suas ações serem revistas.

As reuniões podem ser a ferramenta mais poderosa para o sucesso do seu negócio. No entanto, como qualquer ferramenta, você pode colher apenas os benefícios quando você usa ela corretamente.

Como você faz suas reuniões? Quais critérios utiliza? Quais etapas você já executa nas suas reuniões?

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