Quando se trata de praticamente qualquer tipo de negócio, você precisa saber como confirmar um email. De vez em quando, você precisará enviar um email de confirmação do compromisso ou responder ao email de confirmação da reunião. E sim, existe uma maneira certa e errada de fazer isso.

Se você não tem certeza de como confirmar um email, veio ao lugar certo, porque estamos prestes a lhe dar algumas dicas básicas.

Ajudaremos você a entender como confirmar compromissos, mostraremos uma amostra de e-mail de confirmação e explicaremos como escrever e-mails de confirmação de reunião.

Por que o e-mail de resposta a um convite é importante?

Há muitas razões pelas quais compromissos confirmados são importantes. Ao confirmar um compromisso, você informa ao anfitrião que está levando a reunião a sério. Também permite que eles saibam que você está disponível.

Às vezes, acontece que o responsável esquece que marcou uma consulta e um email de confirmação do agendamento é uma ótima maneira de lembrá-los.

Vamos imaginar vários cenários diferentes para explicar por que o processo de confirmação de compromissos é importante.

Primeiro, imagine que você envia um e-mail de compromisso para seu cliente e ainda não recebe um texto de confirmação de compromisso. Quando chega a hora do compromisso, o cliente não comparece. Você perdeu seu tempo e possui uma lacuna na agenda que poderia ter sido preenchida com uma reunião com outro cliente.

Se algo assim acontecer várias vezes por mês, imagine toda a receita perdida no final do mês. A nomeação confirmada economiza tempo e dinheiro.

Outra coisa importante a ter em mente sempre que você administra uma empresa é o nível de eficiência. Se você planejar com antecedência e tirar o máximo proveito do seu tempo, você operará com mais eficiência e será recompensado a longo prazo. O compromisso de confirmação permite que você faça isso.

Considere usar um aplicativo de lembrete de texto ou um lembrete de agendamento para saber sempre quando seus compromissos estão agendados. Isso não apenas lhe dá uma ideia melhor de quando todas as suas reuniões devem ocorrer, como também lhe dá tempo para se preparar para elas adequadamente.

Com isso em mente, imagine uma situação em que você reservou um tempo para se preparar para a reunião, bem como para a própria reunião e a outra parte não aparecer. Isso atrapalharia o seu fluxo de trabalho, você desperdiçaria seu tempo e teria uma lacuna na sua programação.

Por todos os motivos mencionados acima e por muitos outros, é importante enviar e-mails de confirmação de compromisso sempre que possível. Obviamente, você também pode confirmar uma consulta por telefone. No entanto, mesmo se você fizer isso, é uma boa ideia enviar uma confirmação de texto também. Além de ser um bom lembrete, é sempre bom ter essas coisas “no papel”.

Confirmação por email

Seja formal escrevendo um email corretamente para confirmação apropriada. (Foto: Shelly Palmer)

Como escrever um email de confirmação de presença?

Aqui estão algumas dicas básicas que ensinarão como confirmar o agendamento por email. Também mostraremos um modelo de email de confirmação útil.

1. Mantenha-o curto e claro

Quando quiser fazer um e-mail de compromisso, mantenha-o curto e claro. A clareza é um sinal de profissionalismo e torna eficaz a confirmação da sua reunião. Se você demorar demais, os detalhes mais importantes serão enterrados sob muitas informações desnecessárias.

Exemplo I:

“RE: confirmação de consulta com JOSÉ FARIA

Caro Sr. Manuel,

Gostaria de confirmar sua consulta com José Faria amanhã, 21 de setembro, às 14 h. Entre em contato comigo com qualquer dúvida e mantenha-me informado se houver alguma alteração.

Saudações,

Regina Machado

Secretário, Faria & Associados”

2. Use-o como um lembrete

Um e-mail de confirmação de compromisso é uma ótima maneira de lembrar à outra parte quando e onde o compromisso deve ocorrer. Os emails de compromisso sempre devem incluir a data, hora e local específicos. Pense neles como lembretes de texto.

Exemplo II:

“RE: Joana Brandão – Confirmação

Querido Marcos,

Este é um lembrete especial para confirmar sua reunião com Joana Brandão amanhã, 2 de maio, às 11h.

Sua reunião está programada para acontecer no Edifício Mozart, no térreo da Rua Oliveira, bairro Palmeiras. O local é acessível pelo transporte público, com o ônibus da linha 248.

Este é o número de telefone de Joana, caso necessário 12345-7891.

Por favor, não hesite em contactar-me se você tiver alguma dúvida. Eu estaria pronto para dar a assistência necessária.

Obrigado e tenha uma ótima reunião.

Cumprimentos,

Alice Cintra

Assistente administrativo, Joana Brandão Consultoria”

Você também deve considerar o uso de um aplicativo de lembrete de compromisso para sempre acompanhar sua agenda e as reuniões às quais deve participar. Ou você pode usar um aplicativo de reservas como Amelia que tenha isso integrado.

3. Atenha-se ao Ponto

Uma das principais coisas a ter em mente ao pensar em como confirmar uma reunião é sempre manter o objetivo. Não perca tempo e vá direto ao ponto. Ninguém quer rolar para baixo um monte de texto e informações insignificantes para finalmente chegar aos pontos importantes.

Você deve confirmar uma consulta um dia antes da própria reunião. Mantenha o email curto, claro, conciso, amigável e informativo. Atenha-se às informações vitais e mantenha o tom profissional.

Exemplos de resposta de confirmação de presença

Aqui estão exemplos de e-mail de confirmação de compromisso para três tipos de e-mails de compromisso que os clientes geralmente recebem. Vamos dar uma olhada neles:

1. Agendamento pelo cliente

Quando o cliente se reserva para uma reunião, esse tipo de email de compromisso é enviado a ele para confirmar um compromisso.

Vamos dar uma olhada na amostra de e-mail de confirmação do compromisso usada quando o novo compromisso é marcado pelo cliente:

“Este e-mail confirma seu compromisso de ___________ (Nome do Serviço) em ______________ (Data e Hora) com______________ (Nome da Equipe) em_______________ (Localização). Se você tiver outras dúvidas, use os detalhes de contato abaixo para entrar em contato conosco.

Para cancelar ou reagendar seu compromisso antes da hora agendada, clique em: (URL do compromisso)

Obrigado por reservar com __________ (nome da empresa)!

Localização Nome Endereço:

Endereço Linha 1,

Localização Cidade, Local Estado, CEP

Localização Direções

Você pode entrar em contato conosco em:

Seção de Assinatura do Pessoal

2. Agendamento pela equipe

Quando a pessoa da equipe agenda um compromisso para o cliente, esse tipo de email é enviado para confirmar o compromisso.

Amostra de email de confirmação da reunião:

Olá  __________ (nome do cliente),

Nosso membro da equipe confirmou você para um agendamento (Nome do Serviço) em______________ (Data e Hora) com____________ (Nome da Equipe) em__________ (Nome da Localização). Se você tiver dúvidas antes da sua consulta, use os detalhes de contato abaixo para entrar em contato conosco.

Para cancelar ou reagendar seu compromisso antes da hora agendada, clique em: (URL do compromisso)

Obrigado por agendar com (nome comercial)!

Localização Nome Endereço:

Linha de endereço de Localização 1

Localização Cidade, Estado, CEP

Localização Direções

Seção de assinatura do pessoal

Novas nomeações repetidas por funcionários

Quando a pessoa da equipe agenda um compromisso repetido com um cliente, esse tipo de email é enviado para confirmar o compromisso.

Confirme o modelo de email:

Olá, __________ (nome do cliente),

Este e-mail confirma seus compromissos para ____________ (Nome do serviço) com ____________ (Nome da equipe) em____________ (Nome do local) em ______________ (Data de início – Data de início da data de término) em _______________ (Dias da semana) em ______________ (Hora).

Você receberá um e-mail de lembrete individual antes de cada compromisso agendado. Se você tiver dúvidas antes da sua consulta, entre em contato conosco abaixo para entrar em contato.

Obrigado por agendar com (nome comercial)!

Localização Nome Endereço:

Linha de Endereço de Localização 1

Linha 2 do endereço de localização

Localização Cidade, Estado Zip

Localização Direções

Seção de assinatura do pessoal

Escrevendo a confirmação perfeita

Então, como escrever um e-mail de confirmação de compromisso?

Existem várias maneiras diferentes de fazer isso, mas você deve sempre seguir os princípios básicos da comunicação profissional. Mantenha as coisas claras, concisas e breves, e sempre responda em tempo hábil.

Um email de confirmação de compromisso ou uma resposta a um email de confirmação de reunião é realmente útil para seus clientes. Uma das maneiras mais inteligentes de fazer isso é automatizar essas responsabilidades usando apps e programas apropriados para isso.

Dúvidas? Deixem nos comentários suas perguntas!

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