Modelo de email de cobrança, como fazer?

Em Recursos Humanos por André M. Coelho

O faturamento por email é a maneira mais rápida de receber pagamentos. Se você estiver debatendo sobre como enviar uma fatura, é melhor optar por enviá-la por e-mail sempre que possível. As faturas em papel podem se perder no correio e pode ser difícil prever quando o cliente as receberá.

Por outro lado, as faturas enviadas por email são recebidas instantaneamente e hipoteticamente, seu cliente pode começar a processar o pagamento imediatamente. Caso contrário, o envio da fatura por e-mail facilita o acompanhamento na hora de enviar um e-mail de cobrança.

O que é uma cobrança formal por email?

Um email de fatura é um email que contém uma fatura, geralmente como anexo, e uma breve nota para o cliente. As faturas nunca devem ser uma surpresa; portanto, seu e-mail pode ser uma simples notificação amigável de que a fatura está anexada e agradecendo-os pelos negócios.

Um e-mail da fatura deve ser algo como isto:

Olá [nome do destinatário],
Espero que este e-mail o encontre logo! Consulte o número da fatura em anexo [X] para [produto ou serviço]. Sinta-se à vontade para entrar em contato se tiver alguma dúvida.
Agradeço pelos seus serviços!
Saudações,
[Nome do remetente]

Certifique-se de discutir para onde seu cliente gostaria que suas faturas fossem enviadas antes de enviá-las – geralmente as empresas maiores terão departamentos de contabilidade separados e até trabalhadores freelancers podem contratar contadores que cuidam da papelada deles.

Escreva um email de cobrança apropriado para melhorar suas chances de receber o dinheiro. (Foto: Fastpitch News)

Inclua a fatura de cobrança no email como um anexo, não no corpo do email

As faturas nunca devem ser digitadas no corpo de um email; eles sempre devem ser enviados como um anexo em PDF para que não possam ser interceptados e editados por fraudadores. O envio de um anexo em PDF também facilita para o destinatário da fatura imprimi-la, se desejar, ou salvar uma cópia limpa da sua fatura sempre que necessário.

Inclua o número da fatura na linha de assunto

Se você precisar pesquisar uma fatura enviada posteriormente, sua pesquisa será muito mais rápida se você planejar com antecedência e incluir o número da fatura na linha de assunto do seu email. Dessa forma, é provável que qualquer resposta que o cliente tenha sobre a fatura inclua o número da fatura em sua linha de assunto, facilitando a identificação imediata de registros de conversas sobre faturas específicas. Isso também facilita para o cliente pesquisar seus registros de email também.

Mantenha um registro das faturas pendentes

A chave para fazer com que os clientes paguem a tempo é acompanhar as contas a receber. O prazo entre o envio de uma fatura e o acompanhamento do pagamento dependerá das suas condições de pagamento. Geralmente, aqueles com uma política líquida de 30 dias acabam enviando um e-mail de acompanhamento se o pagamento não for recebido em 45 a 60 dias. É importante lembrar que os clientes com grandes departamentos de contabilidade podem ter uma resposta mais lenta por natureza, portanto, seja cuidadoso ao acompanhar.

Tenha um modelo para emails de cobranças

Você pode se achar muito faturado e, nesse caso, é muito mais eficiente usar um modelo de email do que escrever um email separado sempre que faturar. Você pode usar o software de contabilidade para salvar modelos de email para quando for a hora de enviá-los; Dessa forma, sua fatura fica a apenas alguns cliques do envio.

A única exceção a essa regra é se sua fatura é complicada ou você precisa adicionar um lembrete específico para um determinado cliente – mas, mesmo assim, é mais fácil adicionar informações necessárias a um modelo existente do que escrever o e-mail do zero.

Além de ter um modelo de email da fatura, você também deve ter um modelo de email da fatura vencida. Isso economiza tempo nas coleções, que precisam ser redigidas com delicadeza. Por um lado, você deseja transmitir a urgência da situação, mas não deseja alienar o cliente com declarações rudes ou abruptas sobre cobranças.

A chave para escrever um e-mail de cobrança eficaz é assumir que o pagamento foi simplesmente ignorado, como no exemplo abaixo:

Olá [nome do destinatário],
Espero que este e-mail o encontre bem! Nossos registros indicam que ainda precisamos receber pagamento pelo número da fatura [X] para [produto ou serviço].
Informe-nos quando podemos receber pagamentos por essa fatura e fique à vontade para entrar em contato com qualquer dúvida ou preocupação.
Agradeço pelos seus serviços!
Saudações,
[Nome do remetente]

É útil anexar cópias das faturas pendentes, bem como um extrato, se houver mais de uma fatura pendente. Isso facilita o pagamento do cliente, caso ele não tenha visto o email original com a fatura anexada. Os e-mails subsequentes podem precisar solicitar que o pagamento seja organizado o mais rápido possível, mas é melhor usar uma abordagem mais suave no início.

Acompanhe as dívidas

O acompanhamento das cobranças pode ser complicado e, se seus e-mails não parecem estar funcionando, há várias abordagens que você pode adotar.

Primeiro, convém ligar para o cliente para garantir que seus e-mails sejam direcionados à pessoa certa – mesmo que sejam, isso serve como um lembrete de que suas faturas ainda estão pendentes.

Em segundo lugar, você pode decidir enviar uma carta de fatura pendente. Como alguns clientes podem preferir papel, uma declaração física pode ter mais peso do que um anexo de email.

Por fim, e em último caso, talvez seja necessário avisar que uma ação legal precisará ser tomada se o pagamento não tiver sido recebido dentro de um determinado período de tempo. Nunca é divertido chegar a esse ponto, mas lembre-se de que não há necessidade de levar isso para o lado pessoal.

O envio de faturas por e-mail é a aposta mais segura se você quiser ter o pagamento pontual. Dessa forma, se você precisar de comprovantes de envio de suas faturas, salve-as automaticamente na sua caixa de entrada. Embora os e-mails das faturas não sejam longos, as poucas palavras que eles contêm podem ajudar ou dificultar a sua capacidade de ser pago pelo seu trabalho – então escolha-os com sabedoria!

Dúvidas? Deixem nos comentários suas perguntas e iremos responder!

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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