Reuniões de equipe? Quanto menos melhor! Veja por que!
Carreiras foram construídas zombando reuniões. De comerciais para histórias em quadrinhos, não é nenhum segredo que a maioria de nós prefere estar, você sabe, trabalhando. Mas há uma boa notícia: a experimentação rápida com reuniões na última década por startups e empresas da Fortune 500 produziu um novo conjunto de regras a serem consideradas. Aqui estão três regras que parecem ser universais para uma boa reunião:
Todas as reuniões devem ter um propósito ou agenda declarada.Sem uma agenda , reuniões podem facilmente se transformar em encontros sociais sem rumo , em vez de sessões de trabalho produtivas.
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Os participantes devem ficar com os próximos passos concretos ou itens de ação. Nós amamos Itens de ação aqui, mas nós não somos os únicos. Da Apple para os Toastmasters, as organizações mais bem sucedidas do mundo exigem que os participantes deixem reuniões com tarefas acionáveis.
A reunião deve ter um tempo final. Restrições geram criatividade. Por não colocar um fim dos tempos , nós encorajamos divagações, off-topic e conversas inúteis.
Claro , não há necessidade de parar por aí. Empresas realmente produtivas sempre continuam a fazer ajustes para adequar a sua cultura específica. Aqui estão alguns destaques:
Apple
Durante a era Steve Jobs, a Apple sempre trabalhou para manter-se fiel às suas raízes ao tornar-se a maior empresa do mundo. Cada componente do projeto ou tarefa tem um responsável direto, cujo nome aparece ao lado de todos os itens da pauta que eles são responsáveis. Com todas as tarefas marcadas, raramente há qualquer confusão sobre quem deve conseguir o feito.
Esteja preparado para desafiar e ser desafiado. Existem dezenas de contos sobre a capacidade de Jobs para questionar agressivamente seus funcionários, às vezes movendo-os até as lágrimas. Enquanto você provavelmente não precisa da distribuição de lágrimas em seu escritório, todos devem estar dispostos a defender suas idéias e trabalhar a partir de crítica honesta. Se uma pessoa não tem idéias para defender, eles não deveriam estar na reunião.
Faça menos reuniões e seja mais eficiente e eficaz com soluções para sua empresa! (Foto: akbevents.wordpress.com)
A empresa voltou a seus valores originais como uma startup , que incluem reconsiderar a forma como a empresa se aproxima de reuniões. Alguns exemplos:
Todas as reuniões devem ter um tomador de decisão claro.Essa abordagem ajudou o navio da equipe Google+ e mais de 100 novos recursos nos 90 dias após o lançamento.
Não mais do que dez pessoas em uma reunião. O comparecimento às reuniões não é uma questão de honra.
As decisões nunca devem esperar por uma reunião.Caso contrário, a velocidade da empresa é retardada a sua agenda de reuniões. Se uma reunião precisa acontecer para algo ser feito, realize a reunião o mais breve possível.
Mate idéias, e reuniões. Depois de Larry Page substituir Eric Schmidt como CEO do Google, a empresa rapidamente matou seu Buzz, Code Search , e produtos de desktop para que ela pudesse se concentrar mais recursos em menos esforços. Foco tem que permear todos os aspectos de uma empresa, incluindo reuniões .
Considerações finais sobre reuniões
Não há julgamento em brainstorming. Concentre-se na captura de ideias antes de filtrar e criticar elas. Traga soluções e não problemas para reuniões. Encontrar soluções no meio de uma reunião desperdiça tempo precioso de comunicação . Se você não pode trazer soluções propostas para a mesa, salve para a próxima vez , ou leve para conversas privadas.
Quanto menos reuniões, melhor. Mas não porque elas não são importantes, mas porque elas tem que ser bem feitas!
Qual é a sua abordagem para reuniões? Como a sua organização executa suas reuniões? Quais as dicas incomuns ou sugestões que você gostaria de compartilhar? Os comentários abaixo estão abertos para vocês.
Sobre o autor
André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.
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