Parando com a procrastinação e perda de tempo

Em Recursos Humanos por André M. Coelho

Você já teve pelo menos uma semana em sua vida em que não fez nada, deixou tudo para depois. E na semana seguinte, teve de resolver tudo ao mesmo tempo, ficando exausto. Até pensou que tinha que mudar. Mas decidiu deixar pro próximo mês.

Procrastinar é o nome dado para o ato de deixar as tarefas para depois. Não chega a ser uma doença, mas pode ser o sintoma de uma, como o burnout ou a depressão. Vários são os motivos que levam alguém a deixar tarefas para depois. Vamos clarificar alguns deles e dar algumas dicas sobre como parar com esse hábito perverso.

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Os motivos

O primeiro, muito comum, é o grau de complexidade de uma tarefa. Quando ela é muito fácil, vamos postergando sua execução. Isso cria um grupo de tarefas fáceis procrastinadas para um momento futuro onde, devido a quantidade delas, se tornam difíceis. É o clássico efeito bola de neve.

Este é o escritório típico de um procrastinador. Há formas de evitar que chegue neste ponto. A não ser que você queira continuar deixando tudo para amanhã. A decisão é toda sua. (Fonte: colunistas.ig.com.br)

Se por um lado tarefas fáceis são facilmente procrastináveis, as complexas também podem ser. Devido ao grau de dificuldade envolvido e os riscos que são assumidos na execução, procrastinamos para nos preparar melhor, buscar mais instruções ou por simples incapacidade de terminar o trabalho. Acabamos então por ter de estender o prazo de entrega e atrasamos nosso trabalho.

O prazo é outro problema. Quando ele é muito longo, por acharmos que teremos todo tempo do mundo, não executamos a tarefa na hora. Mais acúmulos, mais dificuldades. Isso sem contar os problemas pessoais que podem surgir no meio do caminho.

E aí chegamos a outra causa: doenças. O burnout, a sensação de exaustão após um período prolongado de stress, ou a depressão podem ser causas de obrigações procrastinadas. É importante saber, consultando um profissional, se você está sofrendo com um destes problemas.

Finalmente, o acúmulo de funções pode ser um grande motivo, pois com tantas tarefas a serem executadas e aparecendo você mal consegue se organizar para a execução das mesmas.

Quando deixamos tudo para depois, esgotamos todas as possibilidades de colocar em prática nossa criatividade e construir um futuro com bases mais sólidas. (Fonte: agentegostaassim.blogspot.com)

Soluções para o problema

Agora que já falamos sobre as causas de “deixar para depois”, vamos a algumas sugestões que podem te ajudar na reorganização do trabalho.

Classificação de tarefas: associando cada tarefa a um número ou grau de dificuldade, você pode organizar melhor sua agenda. Se uma tarefa é fácil mas envolve muitas etapas, talvez seja melhor classificá-la de outra forma. Talvez adicionando uma classificação por tempo que leva. Tire um dia da semana para fazer isso e, com o tempo, torne a classificação automática e a faça assim que receber suas tarefas.
Organização do ambiente: sua sala bagunçada, seu quarto desarrumado, sujeira, decoração por todo lado. Tudo isso gera poluição visual e distrações desnecessárias sobre o que você está fazendo.
Agenda:se você não tem uma, deveria. Organize por dias e horários, de acordo com sua rotina, as tarefas de cada dia de trabalho. Defina uma grade fechada para atendimentos e não deixe outros bagunçarem sua organização. Deixe claro como a agenda irá funcionar e como devem ser marcados atendimentos. Separe também um tempo para seus hobbies, esportes e relaxamento.
Delegação de funções: alguns procrastinadores tem o péssimo costume de acumular tarefas, prejudicando não apenas a si mesmo, mas todos que dependem dele. Aprenda a delegar tarefas e funções. Assim, você fica com tempo livre suficiente para executar as tarefas necessárias e inerentes de seu cargo. Cuidado para não deixar que sua equipe procrastine: cobre deles a mesma organização que você pratica. Treine e eduque em prol de um ambiente mais produtivo.

Você pode continuar fazendo parte do clube daqueles que estão sempre deixando tudo para depois ou daqueles que fazem tudo no presente e aproveitam as melhores oportunidades. Qual a sua escolha? (Fonte: taedai.com.br)

Assistente: mesmo depois da organização toda, você está tão atolado em trabalho que não consegue parar de procrastinar. É um hora de contratar um assistente, secretária ou auxiliar para seu cargo. Busque documentar todas as tarefas e burocracias inerentes ao seu cargo e repasse a ele as que não dependem diretamente de sua intervenção. Ele pode ser o começo de uma grande parceria para uma equipe eficiente.
Tratamentos psicológicos: para aqueles que sofrem de stress ou burnout e já não tem energias para se reorganizarem, é necessária a busca de suporte e apoio profissional para orientação. Muitas empresas já oferecem esse apoio dentro da companhia. Caso a sua não seja uma delas, pesquise sobre profissionais da área perto de sua casa e busque ajuda, antes que seja tarde demais.

Conclusão disso tudo: quanto mais você procrastinar, pior vai ser para se organizar. Não vá deixar para seguir esse guia semama que vem não, ok?

Boa sorte, bom trabalho e mãos à obra!

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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