Como respeitar prazos em sua empresa?
Se você está em um trabalho que exige trabalhar com um monte de prazos, pode ser difícil manter-se com as devidas datas, especialmente quando a carga de trabalho fica elevada. A coisa mais importante para aliviar o stress, gerir o tempo de forma eficaz e completar o trabalho no momento é manter o seu trabalho bem organizado sempre, mesmo quando há poucos prazos. Existem muitas ferramentas para fazer isso, e você vai querer escolher as que funcionam melhor para você dentre as dicas que compartilhamos aqui para que você consiga respeitar os prazos dentro de sua empresa.
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Escreva tudo no seu calendário
Toda vez que você se tornar consciente de uma data importante, anote-a imediatamente. Mantenha um calendário ou agenda com você em todos os momentos para esta finalidade. Há vários aplicativos para aparelhos móveis e computadores que podem te informar dessas datas e prazos constantemente.
Configure notificações constantes
Se você usar um programa como o Google Agenda, você pode configurar lembretes nas funções de calendário e tarefas. Isso vai ajudar você a lembrar as datas e horários importantes. Se um prazo requer várias etapas de trabalho, crie várias notificações para que você possa completar seções da obra em um período gerenciável antes do prazo real. É melhor micro gerenciar as tarefas maiores, ou seja, dividi-las em tarefas menores, do que pensar nelas como um todo. Isso torna mais fácil também para dividir responsabilidades para grupos e assim, otimizar mais ainda o tempo dado para a conclusão da tarefa.
Mantenha um quadro branco em seu espaço de trabalho
Isso também é útil para que outros possam acompanhar onde você está em um projeto. Basta apagar itens da sua lista de coisas a fazer ou usar um quadro branco quando você completar cada uma das tarefas. É rápido, simples, fácil e não gasta papel.
Use post-its
Embora seja possível exagerar, estes são úteis para pequenas tarefas. Você pode manter um post-it ou um pequeno papel em seu campo de visão, como um lembrete para o que tem que terminar ou fazer no dia em que colocou o lembrete no seu espaço de trabalho.
Escreva várias listas de tarefas
Você deve ter uma lista para tarefas imediatas e uma para planejamento de longo prazo. Para cada projeto, quebre o projeto em prazos menores e gerenciáveis, dividindo com seus colegas de trabalho quando possível
Peça ajuda aos seus colegas de trabalho
Se você tiver problemas para fazer malabarismos com suas muitas tarefas, considere a idéia de que você simplesmente tem muita coisa a fazer. Pedir ajuda não é uma fraqueza. Certifique-se de retribuir o favor, se outros intervirem para ajudá-lo. É assim que se cria um ambiente de trabalho que te motiva a trabalhar e não aquele que apenas esgota todas as sua energias.
Considere o tempo que você tem que trabalhar em um projeto
Se for no final do dia e sua motivação está drenada, pegue uma pequena parte do projeto que você pode terminar antes de sair para casa. Amarrar algumas pontas soltas vão tornar o projeto mais gerenciável e te deixar mais motivado e menos propenso a procrastinar o trabalho.
Considerações finais
Conheça a importância de cada prazo. Se há alguns projetos para os quais você pode perder os prazos, sem causar um desastre, retire-os de sua lista para dar espaço para projetos mais importantes e oportunos. Não assuma mais trabalho do que você pode manipular se for dada a escolha. O melhor que você está em gerir o seu tempo, o melhor que você vai tornar-se a estimar o seu limite de trabalho. Trabalhe dentro de seus limites sempre e você verá que esses limites irão se expandir à medida em que você otimiza seu trabalho. Assim, você realmente será produtivo e terá mais qualidade de vida e mais importante, qualidade no ambiente de trabalho.
Sobre o autor
André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.
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