Como apresentar um projeto no trabalho?
Gerentes de projetos novos ou inexperientes podem usar nosso exemplo de uma proposta de projeto para ajudar a criar e desenvolver suas próprias propostas. O esquema de proposta de projeto a seguir está em um formato genérico para que ele possa ser aplicado a vários tipos de circunstâncias e projetos.
À medida que você se senta para escrever seu próprio documento, tenha em mente que, embora alguns detalhes mudem necessariamente para acomodar seu tipo de projeto específico, alcance e indústria, a estrutura geral é mais ou menos a mesma para qualquer tipo de proposta de projeto.
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Incluído em cada seção também são algumas dicas e exemplos para ajudá-lo a produzir uma proposta clara, precisa e focada.
Como apresentar um projeto escrito? As informações do projeto
Esta seção destina-se a fornecer uma imagem geral do projeto que pode ser vista de relance, bem como transmitir detalhes importantes do projeto. Para apresentar esse projeto, você precisa do seguinte:
Nome da Organização: empresa X
Título do projeto: projeto Y
Resumo do projeto: escreva um resumo em 2 a 4 frases do projeto
Calendário do projeto: data de início e fim estimados para o projeto
Preparado por: envolvidos na preparação do projeto.
Documentação anexada: lista dos documentos anexados.
Contatos do projeto: liste os indivíduos que estão envolvidos com o projeto e podem ser contatados. Certifique-se de incluir seu nome, título, função no projeto, bem como números de telefone e endereços de e-mail
Como apresentar um projeto para o chefe: resumo do projeto
O objetivo desta seção é apresentar os motivos para fazer este projeto, bem como indicar todos os objetivos do projeto. Nesta seção em particular, é muito importante escrever de forma concisa e clara. Alguns profissionais em projetos sugerem escrever o resumo do projeto por último. Antes de começar a escrever, você deve ser capaz de responder às seguintes perguntas:
- Por que você está fazendo esse projeto?
- O que você vai estar fazendo?
- Como você estará fazendo isso?
- Quem vai fazer isso?
- Onde será feito?
- Quanto tempo vai demorar?
- Quanto vai custar?
Antecedentes do projeto
Explique quais as necessidades ou problemas que você está tentando resolver e por que essas necessidades/problemas valem a pena resolver. Você também deve fornecer uma breve configuração e história por trás do projeto. Esta seção não deve ter mais do que uma página. Inclua referências à documentação de suporte, como artigos de pesquisa e publicações da área. Esta informação pode ser colocada no índice no final.
Objetivos e metodologia do projeto
Indique explicitamente quais os objetivos que o projeto pretende alcançar.
- Objetivo 1
- Objetivo 2
- Objetivo 3
Logo depois, deve ser detalhada a metodologia para o projeto, com detalhes do plano de como os objetivos do projeto serão alcançados. Em geral, ele começa com uma descrição da abordagem geral. Em seguida, fornece detalhes sobre metodologia, os alvos a serem abordados e como os problemas antecipados serão gerenciados.
Resumo da abordagem do projeto
Escreva alguns parágrafos curtos ou tópicos em sua abordagem geral para o projeto. Inclua como a equipe do projeto será organizada, quais ferramentas de desenvolvimento e colaboração serão usadas e como o plano será atualizado ao longo do caminho.
Desagregação do trabalho e estimativas de tempo das tarefas
Nesta seção você deve criar um cronograma de projeto detalhado. Faça uma lista das tarefas que serão realizadas para este projeto, certifique-se de que a lista é detalhada o suficiente e as tarefas quebradas o suficiente para expor os riscos e fazer estimativas razoáveis nas horas necessárias. Você pode querer incluir um gráfico de objetivos nesta seção.
O que o projeto pode entregar?
Faça uma lista do que o projeto pode entregar. Estes são os produtos, informações, relatórios, etc., que serão entregues ao cliente no final e durante todo o período do projeto. Certifique-se de incluir uma descrição da entrega e uma data de entrega estimada.
Gerenciamento de risco do projeto
Esta seção detalha os principais riscos do projeto e delineia os planos para aliviá-los ou controlá-los. Certifique-se de abordar a probabilidade de cada risco, bem como o seu impacto no projeto e na organização de todo o projeto.
Plano de Gerenciamento de Risco e Registro de Riscos
Este é o plano de ação detalhado para minimizar e conter quaisquer fatores de risco que possam surgir à medida que o projeto progride. Certifique-se de incluir na lista itens e todos os esforços necessários para resolver e lidar com cada um dos riscos.
Custos do Projeto
Nesta seção, você precisará estimar o custo total do projeto.
Orçamento para o projeto
Um orçamento detalhado de itens deve ser dividido em categorias como salários, benefícios, viagens, suprimentos e equipamentos. Certifique-se de incluir também quaisquer custos indiretos que serão associados ao projeto.
Narrativa do orçamento
A narrativa do orçamento é basicamente uma lista de comentários necessários para esclarecer e justificar os valores do seu orçamento para o projeto.
Demonstrações Financeiras Adicionais
Algumas propostas de projetos podem exigir demonstrações financeiras adicionais, como demonstração de ganhos e perdas, uma declaração fiscal recente, um relatório anual ou uma lista de fontes de financiamento.
Conclusão
Apresentar um projeto escrito baseia-se em escrever um projeto bem estruturado e conciso. Na seção de conclusão do seu projeto, você deve tentar atar todas as informações acima em um breve resumo que explica o valor potencial do projeto e enfatiza sua viabilidade. Essas informações também serão usadas na sua apresentação oral.
Apêndice e índice
É aqui que você deve colocar gráficos,, relatórios, e outros adicionais que foram citados na proposta, mas não foram apropriados para colocar no corpo principal do documento. O índice para consulta também deve entrar aqui.
Não se esqueça de fazer uma boa formatação do seu projeto com fontes, parágrafos, entre outros, para ter um projeto bem amarrado e fácil de ser consultado. Depois da apresentação do projeto escrito, pode ser solicitada a apresentação oral. Para isso, é necessário outro tipo de preparação. Mas com um bom projeto escrito, é meio caminho andado para a aprovação.
Já fez um projeto escrito no trabalho? Como apresentou o projeto?
Sobre o autor
André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.
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