Como administrar o tempo no dia a dia e na vida pessoal?

Em Motivação no trabalho por André M. Coelho

Todos desejamos que houvesse mais tempo no dia. Quando o dia acaba e olhamos para trás sobre o que realizamos, muitas vezes nos perguntamos onde passamos todas as horas restantes do dia. Se você é como a maioria das outras pessoas no mundo, a gestão do tempo pode ser um problema. Estamos todos um pouco sobrecarregador. Dizemos sempre coisas como “não há tempo suficiente no meu dia”, ou “não sei onde vou encontrar o tempo” e “eu nunca tenho tempo para mim”. Nesse contexto, gerenciar eficazmente o tempo é uma habilidade que tantos desejam, mas poucos tem realmente.

Então como fazer uma organização pessoal e administração do tempo?

A gestão do tempo começa com a organização Qualquer um pode gerenciar eficientemente seu tempo, desde que se organizem primeiro. Sem organização, é difícil ver exatamente o que precisa ser realizado no dia e quão importante cada uma dessas coisas é para seus objetivos de longo prazo.

Quando você se organiza com o seu tempo, você não só aumenta sua capacidade de gerenciar suas tarefas diárias de forma eficaz, como também aumenta a probabilidade de colocar o tempo no que realmente conta, como aqueles objetivos de longo prazo que você quer atingir (ter mais tempo com a família, ter mais tempo para outros projetos no trabalho, etc). Se você nunca fez nenhuma configuração de metas no passado, agora é hora de começar porque é um pré-requisito imprescindível absoluto para o gerenciamento eficaz de tempo.

Administrar seu tempo na vida pessoal e na profissional é uma tarefa difícil, mas que deve ser trabalhada para melhorar também sua qualidade de vida. (Foto: Simple living – High thinking)

Administração do tempo na vida pessoal e profissional: definição de metas

A definição de metas é apenas uma parte no processo de gerenciamento de tempo efetivo. No entanto, ajuda a definir o campo de jogo, porque se você não sabe o que você está te orientando, pode fazer seus dias e gerenciamento de tempo cada vez mais frustrantes. Se você quer gerenciar seu tempo de forma eficiente e conquistar cada vez mais no processo, então você precisa se certificar de que é claro e conciso com o que deseja da vida e, posteriormente, o seu dia.

Passo 1: definindo objetivos claros

Uma necessidade absoluta antes de ser capaz de gerenciar seu tempo efetivamente é estabelecer metas claras sobre o que você deseja na vida. Você pode pensar que você já sabe o que deseja, mesmo se você não definiu metas no papel. Se este for o caso, você está muito errado. Por quê? Porque definir metas claras no papel é notavelmente diferente do que simplesmente configurá-las em sua cabeça.

Se você se envolver na definição de metas passivas, então você provavelmente não terá um bom controle na sua gestão do tempo. Isso pode levar a uma frustração severa, porque no fundo da sua mente você pode saber o que deseja, mas você não organizou esses desejos em objetivos claros. Eles não se tornaram algo intrínseco a você.

Ajuste ativamente seus objetivos, decidindo exatamente o que você quer, quando quiser e por que você quer. Você precisa ser absolutamente preciso ao fazer isso. Não tenha medo de escrever exatamente o que você deseja nos mínimos detalhes. Não basta dizer que você quer muito dinheiro, diga a quantidade exata de dinheiro que deseja, qual data específica você deseja alcançar essa meta e por que você quer atingir esse objetivo.

Passo 2: organização

O segundo passo no gerenciamento efetivo do tempo é a organização. Você precisa se organizar se quiser gerenciar adequadamente seu tempo. Mas como você se organiza? Você precisa definir seus objetivos. Se você não fez isso, então pare de ler e faça isso agora.

Uma vez que você estabeleceu seus objetivos, você deve organizá-los. Quais são seus objetivos de longo prazo? Quais são seus objetivos a curto prazo? Quebre seus objetivos de longo prazo em marcos para que você tenha um alvo que está te orientando para cada mês, semana e dia. Quando você sabe o que deseja realizar dentro de um ano, você pode dividir isso facilmente em metas mensais, semanais e diárias.

Depois de ter sua lista de objetivos organizados em marcos, então você sabe o que você está buscando. Quando você acorda de manhã, você pode ter uma melhor sensação de propósito. Isso também ajudará a garantir que você esteja fazendo um pouco a cada dia com esses objetivos, não importa quão pequenos sejam seus objetivos.

Quando você pode organizar metas em marcos e você coloca essa lista na sua frente, sua mente não pode ignorar o que precisa ser feito. Se você optar por não se organizar, sua mente terá mais trabalho para te orientar aos seus objetivos.

Passo 3: priorização

O melhor sistema de priorização que encontramos divide as atividades em quatro quadrantes com base em dois fatores: urgência e importância. Então, no seu dia, uma tarefa pode ser categorizada por esses dois fatores, e você deve agir de acordo com a classificação da tarefa.

Quadrante 1 – Emergências e crises: urgente e importante gerenciar crises e problemas de curto prazo

Quadrante 2 – Objetivos de longo prazo: não urgente, mas importante focar em metas estratégicas de longo prazo

Quadrante 3 – Interrupções: urgente mas não importante, evitando distrações e interrupções

Quadrante 4 – Distrações: não urgente e não importante, que devem ter limitadas as atividades de desperdício de tempo

Quando você olha sua lista de metas e tarefas diárias, você pode categorizar a área em que cada uma delas se enquadra. A melhor maneira de instituir este método de forma eficaz é passar uma semana primeiro a rastrear tudo o que você faz. Onde você gasta seu tempo? Anote. Se você gastou 15 minutos fazendo chamadas telefônicas para seus clientes, anote isso. Se você gastou 1 hora no supermercado, anote.

No final de cada dia durante a primeira semana, escreva o quadrante ao lado de cada tarefa. Quanto do seu tempo você gastou assistindo televisão (Quadrante 4), ou trabalhando em seus objetivos de longo prazo (Quadrante 2), ou lidando com emergências ou crises em sua vida (Quadrante 1), e assim por diante.

Após a primeira semana, veja quanto tempo você gastou em cada quadrante. O objetivo na vida é gastar mais tempo no Quadrante 2 e menos tempo no Quadrante 4. Quanto tempo você gastou no Quadrante 2? Depois de completar este exercício, pegue sua lista diária de tarefas e anote o quadrante em cada uma delas. Às vezes, não podemos ver o quanto tempo estamos perdendo, a menos que olhemos dessa maneira.

https://youtu.be/t2oNMU6MEow

Passo 4: combatendo a procrastinação

Uma das partes mais difíceis da gestão do tempo é a procrastinação. Como evitá-la? Bem, podemos definir todos os objetivos que gostaríamos, organizarmos e priorizar nosso tempo, mas se não pudermos acompanhar nossa lista de coisas a fazer cada dia, estamos perdendo nosso tempo. Então, como podemos evitar isso?

A procrastinação é uma das maiores medidas de dissuasão para nossos objetivos. Todos nós dizemos que queremos realizar algo, mas quando se trata de gerenciar nosso tempo com algum senso de eficiência, não conseguimos fazer com que as coisas sejam cumpridas. A procrastinação parece estar em torno de todos os cantos.

No entanto, o único caminho a seguir contra a procrastinação é estar completamente atento ao que precisa ser feito. Se você pode definir metas claras e organizar e priorizar seu tempo, você estará bem no caminho para destruir qualquer propensão para a procrastinação. Se nada disso funcionar, tente a regra de 15 minutos.

Defina um temporizador no seu relógio, smartphone ou em qualquer outro lugar, e configure-se para fazer algo que você adiou por apenas 15 minutos. Isso é tudo o que você precisa se comprometer: 15 minutos. O que você perceberá é que um objeto em movimento permanece em movimento; Uma vez que você começar, você provavelmente continuará. A parte mais difícil é simplesmente começar!

Como vocês fazem para gerenciar o tempo de vocês? Que dicas dariam a quem tem dificuldades na gestão do tempo?

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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