Como fazer ata de reunião?
Reuniões são ferramentas populares usadas para mover as coisas para a frente nas organizações. No entanto, elas também são infames por sua ineficiência. O custo de reuniões mal realizadas pode custar muito.
É exatamente por isso aprender a escrever atas de reunião eficazes é vital para alavancar todo o tempo e esforço gasto em reuniões e tornar sua empresa prosperar.
Continue lendo para descobrir o guia passo-a-passo que nos reunimos para você melhorar suas habilidades de anotações e executar reuniões mais produtivas.
O que é uma ata de reunião simples?
As atas de reunião são um registro oficial de uma reunião para seus participantes. Elas também são fontes de informação para colegas de equipe que não conseguiram participar. Os atas de reunião atuam como registros escritos permanentes de desempenho para usar como referências para futura tomada de decisão. Nenhuma reunião deve ser concluída sem as atas.
Leia também
Apesar de seu nome, os atas da reunião não precisam ser um registro de cada minuto. Pelo contrário, é vital aprender a reduzir o ruído e incluir apenas as informações mais relevantes do seu documento.
Por que as atas da reunião são importantes?
Os atas de reunião são ferramentas incrivelmente úteis que podem oferecer à sua equipe uma matriz de vantagens. Depois de integrá-los em seu fluxo de trabalho regular, você nunca mais voltará.
1. Menos conversa mais ação
Todos nós temos sido vítimas de reuniões que continuam e continuam, mas, em última análise, nunca vão a lugar algum. Eles se tornam um fórum para discussão interminável e recuo, mas os planos nunca são colocados em ação.
As atas da reunião podem ajudar a evitar esse tipo de preguiça porque tornam as coisas mais eficientes. Quando você tem atas de reunião anteriores para refletir sobre ou futuros itens da agenda no seu modelo de reunião para se referir, você saberá exatamente o que precisa ser coberto em uma reunião. Você evitará cantarolar e hawing porque terá uma lista de exatamente o que precisa ser discutido e colocar em ação bem na sua frente.
A estrutura das atas de reunião também ajuda com isso, já que os itens da agenda são frequentemente colocados em tabelas que atribuem pessoas de contato, planos de ações e semelhantes.
Uma ata de reunião deve reunir informações sucintas e de fácil leitura para consulta. (Imagem: divulgação)
2. Melhor estrutura de reunião
Como mencionado acima, as reuniões mal organizadas geralmente não são muito eficientes. Como regra geral, um líder de reunião nunca deve entrar em uma reunião sem um plano preciso delineando o que precisa ser discutido. No entanto, as pessoas estão ocupadas e muitos líderes de reunião esquecem de fazer com antecedência.
Se você montar atas regulares de reunião, você terá o hábito de determinar os itens da agenda de reunião com antecedência. Isso adicionará estrutura às suas reuniões e garantirá que tudo seja discutido completamente, mas eficientemente.
3. Manter todos atualizados
Um dos melhores benefícios dos atas de reunião é o fato de que eles podem ser distribuídos para pessoas que não conseguissem participar de uma reunião. Em vez de perder tempo respondendo as mesmas perguntas e explicando o que foi discutido, você pode simplesmente enviar-lhes uma cópia dos atas de reunião relevantes e eles podem se aproximar imediatamente.
Este benefício é especialmente conveniente se você usar um software de ata, onde tudo é salvo e facilmente compartilhável de um espaço de trabalho central.
4. Evite esquecer sobre tópicos importantes
Outra armadilha de reuniões desorganizadas está esquecendo de enfrentar tópicos importantes. Você provavelmente já experimentou o sentimento de afundamento que acontece quando você sai pela porta de uma reunião e percebe que você não discutiu uma questão fundamental que você tinha em mente.
As atas de reunião garantem que nada seja esquecido em suas reuniões. Você será capaz de se referir aos itens da agenda já marcados no seu rascunho e até mesmo verificar atas de reuniões passadas. Os atas da reunião também são documentos úteis que podem ser observados antes de uma reunião terminar, apenas para garantir que tudo tenha sido coberto.
5. Maior responsabilidade
Por último, os atas da reunião adicionam um grau de responsabilidade para o que é discutido em reuniões e reuniões.
Quando um tópico é discutido em uma reunião, a pessoa que faz as atas da reunião geralmente escreve a pessoa ou o líder associado a esse item de reunião. Isso dá essa pessoa específica (s) sobre esse tópico e pode ser encaminhada de volta como um recurso no futuro. Também evita qualquer confusão ao redor de quem é “responsável” de uma tarefa ou outra.
As atas da reunião também podem ser grandes ferramentas de contas para clientes. Se houver alguma dúvida sobre se um item foi discutido em uma reunião (ou se a reunião foi realizada em todos), as atas de reunião são documentos úteis para consultar clareza e evitar a frustração.
Como fazer uma ata de reunião?
O conteúdo das atas do seu encontro dependerá das necessidades da sua empresa e do (s) tipo (s) da reunião que você geralmente segura. No entanto, os seguintes elementos são geralmente incluídos na maioria dos documentos atas de reunião:
1. Noções básicas de reunião como nome, lugar, data e hora
É importante incluir detalhes básicos sobre sua reunião na parte superior do documento de atas do seu encontro. Isso garante que tudo seja organizado e que sua reunião possa ser identificada de relance.
2. Lista de participantes da reunião
Em seguida, você vai querer incluir uma lista de todos que esteve presente na sua reunião. Isso identifica todos que trabalham ou envolvidos com um determinado projeto ou tópico, bem como notar quais funcionários são informados sobre o que.
Esta lista também é útil porque ajuda a determinar quais funcionários não conseguiram participar de uma reunião e precisarão ser enviados uma cópia dos atas da reunião para revisão.
3. Finalidade da reunião
Toda reunião deve ter um objetivo central. Você pode discutir uma variedade de tópicos, mas deve haver um objetivo principal na agenda. É essencial observar isso porque ajuda a fornecer direção à reunião e dar clareza em relação ao seu foco.
4. Itens da agenda
Grandes atas de reunião devem incluir todos os itens da agenda que foram abordados em uma reunião. Se possível, é uma ótima ideia falar com o líder da reunião e anotar esses itens da agenda antes que a reunião seja iniciada para a nota máxima que toma eficiência.
Uma maneira útil para estilizar itens da agenda no encontro atas é em um formato de tabela. Dessa forma, você pode incluir colunas para coisas como decisões tomadas, itens de ação, passos próximos, contato pessoas, comentários adicionais e assim por diante.
5. Próxima data de reunião e local
No final da reunião, sua equipe deve determinar quanto tempo será até que todos precisem se encontrar novamente. Certifique-se de anotar a data e a hora em suas atas de reunião.
6. Documentos a serem incluídos no relatório da reunião
Você pode ter documentos de reunião adicionais que você desejará anexar ao seu relatório e remeter de volta no futuro. Isso pode incluir relatórios, apresentações, documentação e assim por diante. O céu é o limite.
Dicas para fazer uma reunião produtiva com boa ata
Digite diretamente no seu computador para que você não tenha que redigitar tudo mais tarde.
Se alguma coisa não é clara, fale e peça esclarecimentos imediatamente para que você não precise se cutucar após a reunião. Não deixe espaço para ambiguidade.
Apenas capture pontos essenciais. Anote as principais decisões e itens de ação de forma concisa e certifique-se de não perder nenhum. Você sempre terá tempo para voltar às suas anotações ao acender-se após a reunião, se desejar adicionar mais alguns detalhes.
Como devo me preparar para uma reunião?
Uma ótima reunião começa bem antes de começar a escrever seus atas.
Para garantir a máxima eficiência, você deve sempre esclarecer o que é esperado de você como o tomador de notas, especialmente se é um novo papel para você.
Também é importante verificar com o dono da reunião que a agenda da reunião é definida com antecedência. Este é apenas um passo essencial para executar uma reunião de equipe eficaz, mas também é uma ótima maneira de ser mais eficiente:
Use seus itens da agenda para preparar um esboço para os atas de reunião e preencha a lista de participantes da reunião
Se necessário, inclua referências a itens de reuniões anteriores que os participantes devem estar cientes de
Por último, mas não menos importante, se você estiver usando um software de anotações , poderá configurar modelos de atas de reunião para reuniões diferentes e pré-anexar documentos relevantes (apresentações de reunião, relatórios a serem discutidos …)
Dessa forma, quando você realmente chega à reunião, você estará pronto para ir e não perderá nenhum dos detalhes importantes.
Finalizando suas atas de reunião
Você deve encerrar suas anotações logo depois que sua reunião concluir, enquanto tudo ainda está fresco em sua mente:
Complete suas notas de reunião e esclareça pontos quando necessário
Double-verificar que as decisões e ações são notadas com precisão
Mantenha as coisas como concisas e digestíveis quanto possível
Revisão com cuidado. Hoje em dia você pode usar verificadores gramática automatizados para ajudá-lo a fazê-lo
Se necessário, envie seu rascunho para o líder da reunião antes de compartilhá-lo com outros participantes. Isso é especialmente importante para reuniões mais formais como conselho de administração ou reuniões do comitê.
Compartilhe seus atas de reunião
Você conseguiu! Este último passo é crucial: certifique-se de compartilhar seus atas de reunião com todos os participantes da reunião e as partes interessadas relevantes.
Além disso, você pode optar por armazenar suas atas de reunião em uma ferramenta colaborativa para que todos tenham acesso fácil a ele.
Como vocês organizam suas atas de reunião? Quais detalhes acham importantes na organização?
Sobre o autor
André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.
Veja também
Como fazer uma reunião de equipe no trabalho! Passo a passo!
Como funciona a advertência no trabalho?
O que é assédio moral?
Como falar com seu chefe sobre insatisfação?