Como controlar a jornada dos colaboradores no home office?

Em Legislação trabalhista e MTE por André M. Coelho

Trabalhar remotamente está em alta, e por boas razões. Muitas vezes é mais barato para os funcionários trabalharem em suas casas. Além disso, reduz as despesas e o incômodo de configurar um local de trabalho físico. Dá aos empregadores um maior número de empregados para escolher, o que pode ser especialmente importante para empresas em pequenas cidades ou áreas não qualificadas do país. E, claro, trabalhar em casa pode ser muito mais confortável para todos os envolvidos.

Mas gerenciar funcionários remotos não vem sem desafios.

Supondo que você seja um dos milhares que adotam essa nova tendência, aqui estão alguns dos desafios e ferramentas com as quais você deve estar familiarizado para administrar uma força de trabalho remota produtiva. Assim, é possível aplicar diversos controles na jornada dos colaboradores de forma eficiente.

O que é monitoramento remoto de funcionários?

Por meio de diferentes ferramentas digitais, o monitoramento de funcionários oferece aos empregadores uma leitura da atividade e produtividade dos funcionários. Usando vários tipos de software, os empregadores podem rastrear como os funcionários estão usando seu tempo todos os dias. Especificamente, você pode usar essa tecnologia para monitorar o uso do computador dos funcionários, incluindo os sites que eles visitam, os programas que abrem e os arquivos que baixam.

Outras ferramentas, como rastreamento por GPS, podem monitorar onde os funcionários estão fisicamente a cada dia. Todas essas ferramentas podem ser usadas para examinar a atividade dos funcionários e identificar problemas de produtividade e privacidade, o que, por sua vez, pode levar a uma melhor tomada de decisão sobre o seu negócio.

Comunicação no home office

Um dos maiores desafios de gerenciar uma força de trabalho remotamente é certificar-se de se comunicar com os funcionários de forma frequente e eficiente. Ter uma comunicação frequente e aberta pode realmente melhorar a produtividade e o engajamento dos funcionários.

Além de reuniões agendadas regularmente, manter os funcionários constantemente conectados com uma plataforma de mensagem instantânea é uma boa maneira de sentir como se você estivesse na mesma sala o dia todo. Além disso, certifique-se de falar ao telefone ocasionalmente e e-mail também. Um sistema de voz sobre IP (VoIP) é um bom sistema de telefonia para funcionários espalhados por todo o país ou pelo mundo. As chamadas podem ser feitas e recebidas às custas do empregador.

O trabalho de home office precisa ser feito da forma apropriada para acompanhar o desempenho dos trabalhadores. (Foto: Peter Fritz)

Gerenciamento de projetos e tempo no teletrabalho

Os funcionários remotos podem ser operadores de telemarketing, transcritores, assistentes virtuais, tutores, engenheiros de software e desenvolvedores da Web ou representantes técnicos e de suporte ao cliente. A lista de tipos de trabalho remoto continua, mas não importa quem sejam, eles precisam controlar o tempo gasto em projetos e o tempo em execução. Os funcionários precisam ser pagos e os clientes precisam ser cobrados.

A melhor maneira de fazer as duas coisas é com um programa de rastreamento online, projetado para gerenciar funcionários de qualquer lugar. Nestes programas, os funcionários registram seu tempo e os empregadores visualizam e executam relatórios em tempo real. Nada se perde e cada minuto é rastreado.

Delegação de tarefas no home office

Os gerentes e proprietários de pequenos negócios têm seus próprios deveres a cumprir e podem se deixar levar por suas próprias tarefas, esquecendo-se completamente de seus trabalhadores remotos. Contratar funcionários autônomos reais é uma obrigação, mas mesmo os trabalhadores bastante autônomos ainda precisam de orientação de vez em quando. Faça uma programação e anote o que seus funcionários devem fazer para que você esteja sempre pronto para atribuir novas tarefas e acompanhar as antigas.

Despesas do home office

Os telecomutadores podem ser funcionários regulares que viajam com frequência e incorrem em despesas reembolsáveis ou podem ser funcionários remotos que usam o serviço postal, compram produtos online ou dirigem para visitar clientes remotos, tudo isso usando seu próprio dinheiro. Se for esse o caso, essas despesas precisam ser registradas e reembolsadas. Isso também pode ser feito com o software online Timesheets.com – um balcão único para o gerenciamento de uma força de trabalho remota.

Controle da jornada de home office com aplicativos

Quais ferramentas de monitoramento remoto você pode usar para rastrear a produtividade?
Para ajudá-lo a monitorar a produtividade de sua força de trabalho, pedimos a sete empreendedores do Young Entrepreneur Council para compartilhar seus aplicativos favoritos para monitorar o tempo que funcionários remotos gastam em seus projetos. Aqui estão suas sugestões:

1. Time Doctor

O TimeDoctor é uma das melhores ferramentas do mercado para monitorar o tempo de funcionários remotos. Ele ainda tem a opção de captura de tela, horas de trabalho necessárias e tudo o que você poderia desejar em um software de controle de tempo.

2. Roadmap

O aplicativo Roadmap de gerenciamento de projetos é engenhoso no rastreamento do tempo de funcionários remotos e internos. A produtividade dispara com quem o usa, assim como o retorno sobre o tempo fica monitorável entre os funcionários.

3. Tick

O Tick é uma grande ajuda não apenas para controlar o tempo mas certificar-se de que os projetos estejam dentro do orçamento. Ele se integra diretamente com programas como o Basecamp e permite aos membros da equipe ver em tempo real o quão perto de terminar o projeto eles estão.

4. Timely

Você pode controlar seu tempo por projeto e a interface é fácil e simples. O melhor de tudo, se um trabalhador se esquece de ‘parar o cronômetro’ em um determinado projeto, você recebe uma notificação por e-mail de que o relógio ainda está funcionando. Você pode entrar e editar como quiser. É simplesmente o melhor.

5. HiveDesk

HiveDesk é um ótimo recurso para rastrear funcionários remotos, com recursos como amostragem de tela aleatória, check-in / check-out e planilhas de horas fáceis de usar

6. TSheets

O TSheets tem muitas maneiras para os funcionários remotos entrarem e saírem – então não pode haver desculpas para não usar a ferramenta.

7. Formulários e planilhas do Google

Não é glamoroso, mas é possível criar formulários simples que as pessoas preenchem diariamente, destacando suas horas e o trabalho que realizaram. Integrando tudo isso em um arquivo , podemos ver o progresso e o orçamento para as próximas semanas. O benefício adicional é que é fácil e não há perda de tempo aprendendo um novo sistema.

Quais são os benefícios do software de monitoramento remoto?

Existem vários benefícios em investir em software de monitoramento remoto para sua empresa. Além de monitorar a produtividade dos funcionários por meio de ferramentas de rastreamento, como pressionamento de tecla e software de monitoramento de sites, você pode avaliar a ética de trabalho de sua equipe e proteger sua empresa, mantendo um olhar atento sobre os documentos que estão deixando sua rede. Aqui estão alguns outros benefícios do uso de software de monitoramento remoto:

1. Melhora a eficiência

Alguns softwares de monitoramento remoto de funcionários permitem que você veja quanto tempo os funcionários passam trabalhando em um projeto ou acompanhe seu progresso durante uma atribuição. Você pode usar os dados coletados para ter uma noção completa se há maneiras de mudar a forma como os funcionários trabalham para melhorar a eficiência.

2. Aumenta a produtividade

Os trabalhadores são mais produtivos quando sabem que estão sendo monitorados. Ser observado torna os funcionários mais conscientes de suas ações no trabalho, o que promove um fluxo de trabalho eficiente.

3. Suporta decisões de pessoal

O que você descobre com o software de monitoramento de funcionários pode ajudar a apoiar as decisões que você toma sobre demitir um funcionário ou promovê-lo. Ser capaz de ver como os funcionários estão gastando seu tempo a cada dia pode lhe dar uma ideia melhor se um funcionário deve trabalhar na sua empresa ou se ele deve receber mais responsabilidades.

4. Protege a privacidade

O software de monitoramento de funcionários pode ajudar a proteger dados confidenciais. Se dados essenciais da empresa forem roubados, você pode usar o software de monitoramento de funcionários para descobrir quem pegou os dados e quando, bem como para quem os enviou.

5. Verifica a localização dos funcionários

Se você tiver funcionários que trabalham na estrada, é importante saber que eles estão onde deveriam estar. Usando ferramentas de rastreamento GPS, você pode ver onde seus funcionários estão o tempo todo. A tecnologia GPS pode ser incorporada em sistemas de ponto e presença para mostrar onde os funcionários estão entrando e saindo ou pode fazer parte do software de rastreamento de frota GPS instalado nos veículos de sua empresa para monitorar seu paradeiro. Isso ajuda a garantir que o trabalho está sendo feito e que você não está pagando aos funcionários pelo trabalho que eles não estão fazendo.

Pronto para escolher o software de monitoramento de funcionários ou já usa algum? Deixe sua participação nos comentários abaixo!

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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