Modelo de livro de ponto manual: como fazer? Quais outras opções?

Em Relógios de ponto por André M. Coelho

O rastreamento diário das horas de trabalho é em grande parte responsabilidade sua e de seus funcionários. Para muitos trabalhos, o processo é simples: o relógio começa no início do dia útil e o relógio termina no final do dia útil.

Para outros trabalhos, no entanto, acompanhar o horário de trabalho pode ser difícil, pois os funcionários podem trabalhar em diferentes projetos para diferentes clientes ao longo do dia. Cada um desses projetos precisa ser relatado com um rastreador de horas de trabalho e as horas trabalhadas adicionadas ao total do cliente.

Controle de ponto dos funcionários

Como gerente, supervisor ou dono de empresa, seu trabalho é:

Estabelecer as regras e regulamentos aplicáveis ao horário de trabalho.
Fornecer aos seus funcionários um modo de registrar as horas de trabalho.
Verificar se todos estão usando o registro corretamente.
Compilar as horas de trabalho para calcular os contracheques de seus funcionários.

Por mais simples que isso possa parecer, deixa espaço para variações. Especialmente quando se trata do registro de horas de trabalho, você escolhe gerenciar todas essas informações. Os registros das horas de trabalho variam em formato e simplicidade, de uma folha de ponto em papel a um amplo conjunto de software, cujo tempo de rastreamento é apenas uma pequena parte.

Qual modelo é adequado para sua empresa e seus funcionários? Vamos mostrar as opções.

Faça o controle de horas com uma boa ferramenta para evitar problemas. (Foto: divulgação)

Modelo de livro ponto

O modelo de livro ponto já existe há muito tempo. O avô do seu avô provavelmente usou uma folha de ponto em suas carreiras. O principal benefício desse método é sua simplicidade.

Na sua forma mais básica, o modelo de livro ponto é composto por quatro colunas. Os funcionários simplesmente assinam seu nome em uma coluna e inserem a hora em que chegam ao trabalho em outra. Quando o turno termina, os funcionários assinam seu nome em uma terceira coluna e inserem o horário em que deixaram o trabalho na quarta. Ao final do mês, o tempo de trabalho é somado para o pagamento.

O problema com os livros ponto é que erros podem ser facilmente cometidos. Os funcionários podem esquecer de assinar seu nome ou de inserir a hora em que chegaram ou saíram. Além disso, o processo de entrada de informações pode demorar um pouco (relativamente falando, é claro). Se você tiver um grande número de funcionários tentando entrar ao mesmo tempo, isso poderá causar problemas.

Ter um livro ponto para cada funcionário é recomendável. Faça com que escrevam as informações a lápis primeiro e só após verificação do superior, que as informações devem ser colocadas à caneta.

Não recomendamos o livro ponto para mais de 10 funcionários, mas ainda pode ser útil para algumas empresas.

Modelo de relógio de ponto manual

Os relógios de ponto manuais substituíram a folha de ponto como um rastreador de horas de trabalho mais eficiente e com menos erros. Os relógios de ponto manuais eram tão eficazes que ainda existem em alguns setores, mesmo depois de mais de 100 anos. Cada funcionário recebe um cartão que eles inserem no relógio e, em seguida, ele aperta o botão para cima para imprimir a hora.

Os relógios de ponto manuais são mais difíceis de falsificar do que os livros de ponto. Os únicos erros que podem ser cometidos são esquecer de inserir / imprimir ou imprimir a hora na linha errada.

Os relógios de ponto manuais realizam um rastreamento tão eficaz das horas de trabalho que muitos sistemas automatizados baseados em software ainda os utilizam de uma forma ou de outra. Isso nos leva ao próximo tópico: softwares de controle de ponto.

Modelo de softwares de controle de ponto

Com o advento dos computadores, os relógios de ponto do software cresceram em popularidade. Os funcionários usavam um relógio de ponto manual conectado a um computador, ou a um terminal de computador, para registrar a hora e o horário. Os relógios de ponto do software reduziram o número de erros porque tudo foi automatizado. O único erro que poderia ser cometido foi esquecer de entrar e sair.

Os relógios de ponto por software ainda são uma das melhores maneiras de rastrear as horas de trabalho dos funcionários em muitos setores. Essas soluções de rastreamento de horas de trabalho podem até incorporar impressões digitais ou digitalizações da retina para garantir que o funcionário correto esteja iniciando ou saindo do trabalho.

Para uma empresa típica que funciona em horário comercial, os relógios de ponto por software são um rastreador ideal de horas de trabalho.

Mas o que acontece se um funcionário precisar acompanhar o horário de trabalho de vários projetos enquanto estiver dentro (ou fora) do escritório? Isso nos leva ao nosso próximo tipo de rastreador de horas de trabalho.

Aplicativos móveis para rastrear horas de trabalho

Muitas profissões exigem que os funcionários rastreiem o tempo faturável de vários projetos. Um advogado, por exemplo, pode passar duas horas em um caso, 45 minutos em outro e 5 horas em um terceiro durante o dia de trabalho das nove às cinco. Como ela deve documentar esse tempo? Com um aplicativo móvel de rastreamento de horas de trabalho.

Os aplicativos móveis de rastreamento de horas de trabalho podem ser usados dentro e fora do escritório para registrar o tempo de um (ou vários) projetos. Alguns desses aplicativos estão até substituindo o relógio de ponto do software como a opção ideal para um processo simples de entrada, trabalho e relógio.

Esses aplicativos são relativamente simples de operar, requerem apenas um smartphone ou dispositivo móvel e podem ser vinculados a outro software para fornecer faturamento e outros serviços.

Tais aplicativos ainda incluem recursos para reuniões, mensagens, entre outros.

https://youtu.be/FPyhd0ls1dQ

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Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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