Folha de pagamento: o que é e como fazer?

Em Recursos Humanos por André M. Coelho

Com uma força de trabalho grande e bem educada, as empresas brasileiras podem alcançar um crescimento de negócios de sucesso. Mas suas nuances culturais únicas significam que estabelecer uma base física no Brasil e se engajar totalmente com a população local, é absolutamente essencial. Além disso, as regras e regulamentos do Brasil podem ser complexas, então um forte compromisso de entender o Brasil e suas demandas e requisitos são fundamentais para estabelecer operações de folha de pagamento bem-sucedidas. Este guia cobre os pontos-chave.

Entendendo a folha de pagamento no Brasil

Precisamos começar falando sobre o eSocial. Foi implementado em 2018 para simplificar e padronizar como os dados de emprego são submetidos a órgãos governamentais, para que as leis do trabalho brasileiro possam ser melhores aplicadas. Todas as empresas no Brasil agora são necessárias para usar os dados dop eSocial para empregados, enviando dados entre status de emprego, imposto, segurança social, folha de pagamento, horas de trabalho, saúde e segurança, e muito mais.

Quando introduzidas, as empresas descobriram que estavam precisando preencher até 45 formulários diferentes, a fim de manter a conformidade eSocial. Para tentar reduzir este nível de burocracia, o governo brasileiro está agora colocando medidas para simplificar o sistema. No entanto, o eSocial coloca uma responsabilidade em todas as empresas que operam no Brasil para coletar e manter registros abrangentes sobre seus negócios e força de trabalho, com multas pesadas cobradas por transgressores.

Folha de pagamento de funcionários

Faça um bom gerenciamento da folha de pagamento e evite problemas com impostos ou valores pagos. (Imagem: Hourly)

Direitos dos funcionários na folha de pagamento

Todos os funcionários do Brasil são oferecidos o direito ao salário mínimo, salário de férias, salário  maternidade e licença paternidade, compensação de horas extras, seguro de acidentes, subsídios familiares e educacionais, entre outros.

O Brasil também é um país onde os sindicatos são ativos. Todos os funcionários são livres para associar-se a sindicatos sob a Constituição Federal do Brasil, e esses sindicatos podem entrar em acordos de barganha coletiva com empresas. Os termos assinados pelos empregadores ao abrigo destes acordos são executáveis ​​por lei.

A máxima semana de trabalho no Brasil é de 44 horas, sem mais de oito horas em qualquer dia de trabalho, teoricamente, significando 5,5 dias de trabalho a cada semana. Um máximo de duas horas de horas extras pode ser trabalhado por dia (a lei brasileira proíbe mais de dez horas de trabalho por dia no total) e é paga a 150% a taxa de salário normal, ou 200% aos domingos ou feriados. Taxas adicionais podem ser aplicadas para aqueles que trabalham no final da noite, o adicional noturno, além dos adicionais de periculosidade e insalubridade. Outras taxas de horas extras podem ser acordadas com uma empresa individual através da negociação coletiva.

Compensação, bônus e indenizações na folha de pagamento

O nível de salário mínimo nacional do Brasil é regularmente ajustado anualmente. No entanto, o pagamento pode incluir o valor monetário, em moeda brasileira, de coisas como alimentação, moradia, roupas ou quaisquer outros benefícios que a empresa fornece habitualmente aos funcionários por acordo expresso ou tácito. Todos os funcionários no Brasil também têm direito a um pagamento de 13 meses de “bônus”, igual ao salário de um mês e pago em duas parcelas em novembro e dezembro.

A compensação deve ser paga mensalmente, pelo quinto dia útil do mês seguinte. Os dias de pagamento podem ser mais cedo, conforme estabelecido por acordos sindicais ou pelo contrato da Companhia com seus funcionários. As férias são pagas separadamente da folha de pagamento mensal, dois dias úteis antes do início das férias, mas ainda podem ser registrados / relatados na folha de pagamento mensal com uma dedução para o pagamento já feito.

As demissões são pagas até dez dias da rescisão (ou dentro de dois dias ou funcionários que ainda estão em um período de experiência).

Considerações de impostos nas folhas de pagamento

Como muitas economias principais, as taxas de imposto de renda no Brasil são progressistas, com maiores ganhos submetidos a taxas mais altas de impostos. A primeira faixa salarial é isenta a cada mês, enquanto a maior taxa de 27,5% é aplicada a ganhos mensais acima de um valor estabelecido pela Receita Federal.

Os funcionários do Brasil são pagos mensalmente, embora os contratos da União e da empresa também possam fornecer pagamentos antecipados dentro do período de folha de pagamento. Impostos e contribuições do empregador são calculados e pagos dentro da folha de pagamento do mês.

Empregadores e funcionários, bem como o governo, todos fazem contribuições mensais de segurança social para o Instituto Brasileiro de Segurança Social, autorizando os funcionários para receber os benefícios apropriados para aposentadoria, deficiência e duração das pensões de serviço. Os funcionários contribuem entre 8 e 11% de seu salário mensal, dependendo dos ganhos, enquanto o empregador contribui com 20%.

Além disso, o empregador também é necessário para fornecer seguro de acidentes de trabalho para todos os funcionários, com os custos fixados pelo Ministério do Trabalho e do Instituto Social da Previdência. O empregador deve pagar um subsídio mensal adicional para trabalhar em condições perigosas, variáveis, dependendo do grau de risco.

Os empregadores no Brasil também devem estar familiarizados com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), um mecanismo de bem-estar obrigatório que serve como alternativa ao sistema de posse que havia sido anteriormente em vigor. Sob este sistema, os empregadores devem depositar o equivalente a 8% da compensação mensal de cada funcionário em uma conta bancária bloqueada em nome do funcionário. Se um funcionário for considerado descartado injustamente, ou precisa pagar uma hipoteca, contas de saúde ou empréstimos estudantis, ele ou ela é capaz de se retirar desse fundo.

Considerações de férias na folha de pagamento

Além dos dez feriados nacionais, os funcionários no Brasil têm direito a 30 dias calendários de férias a cada ano, normalmente tomadas em um ou dois grandes blocos. Eles também têm direito a um terço do salário de um mês como um bônus de férias.

O direito de licença de maternidade é de quatro meses, embora isso possa ser estendido por mais 60 dias com o acordo do empregador, que pode reivindicar o salário do empregado como uma dedução do imposto de renda. As mulheres não podem ser demitidas de seus trabalhos durante a gravidez ou no primeiro ano após o nascimento. O direito de licença de paternidade é no máximo cinco dias pagos.

Os períodos de aviso de rescisão começam a 30 dias, mas estendem-se por três dias por ano de serviço até um máximo de 90. Os funcionários terminados têm o direito de receber seu pagamento normal até a data de rescisão, bem como o pagamento pro-classificado por licença não utilizada, Bônus de 13 meses e todos os outros bônus ou horas extras.

Como calcular folha de pagamento?

Os valores abaixo devem ser separados todos os meses para a folha de pagamento estar em dia e para não haver surpresas durante o ano. Você pode usa ruma planilha ou um software de folha de pagamento para agilizar o procedimento, garantindo que todos os valores abaixo estejam calculados.

1. 1/12 de férias

Todo mês, separar 1/12 do salário do funcionário para pagar as férias dele quando chegarem. Quando o funcionário está na empresa por 1 ano (= 12/12), ele tem o direito de obter férias integrais e a empresa precisa de seu salário mensal mais 1/3 do salário. Se o empregado for demitido antes de concluir 1 ano sem férias, ele recebe o número de meses divididos por 12 como férias.

É pago e descontado da folha de pagamento apenas no mês de férias do funcionário.

Exemplo: O funcionário trabalhou 9 meses e foi demitido, então ele receberá 9/12 + 9/12 relacionado à 1/3 das férias.

2. 1/3 de férias

No mês nas férias do empregado, ele deve receber 1/3 do seu salário mensal como bônus. Este cálculo só entra no mês em que você tiver um funcionário entrando de férias.

3. 1/12 do 13º Salário

Todo final do ano, a empresa paga um salário extra para o empregado. Separe 1/12 do salário do funcionário para já guardar o dinheiro, que deve ser pago em até duas parcelas nos meses de novembro e dezembro.

Exemplo: Se o mês de dezembro chegar e o funcionário estiver trabalhando nos últimos 6 meses, será calculado 6/12 (relacionado ao salário do funcionário) e o funcionário receberá esse valor. O mesmo se aplica se o empregado for demitido.

4. FGTS (8%)

O FGTS é depósito mensal, correspondendo a uma porcentagem de 8% do salário do empregado, que o empregador é obrigado a depositar na conta bancária em nome do funcionário que deve ser aberto na CAIXA. Este valor não é descontado do funcionário.

Parte da empresa do INSS em férias e 13º salário: é 1/12 dos 20% do salário do empregado.

5. INSS no salário

Os descontos vão de 7,5% a 14% dependendo do salário do empregado. A empresa ainda paga 20% sobre o salário do empregado para o INSS.

6. Vale transporte

Benefício obrigatório se o empregado vive mais de um quilômetro da empresa. O funcionário tem a opção de receber o voucher de transporte e ter 6% do salário deduzido ou optar por não receber o vale transporte e não ter nada do salário deduzido.

7. IRRF

De 7,5% a 27,5% do salário do funcionário, de acordo com tabela da Receita Federal.

8. Insalubridade, periculosidade, e adicional noturno

Devem ser calculados e pagos ao funcionário, de acordo com as porcentagens estabelecidas na legislação.

9. Horas extras

Devem ser pagas ao funcionário ou transformadas em banco de horas.

10. Dependentes do funcionário

Necessário para calcular alguns dos descontos e benefícios, como o salário família.

11. Benefícios diversos:

Vale refeição, vale alimentação, vale combustível, ajudas de custos, auxílio moradia, plano de saúde, previdência privada, bônus, participação nos lucros, entre outros. Todos estes devem ser adicionados ao salário dos profissionais. Em alguns casos, como plano de saúde, os funcionários podem ter que contribuir com parcelas do funcionário.

12. Descontos diversos

Incluem descontos como empréstimos e financiamentos consignados.

Recomendamos muito o uso de calculadoras de folha de pagamento e softwares de folha de pagamento para reduzir a quantidade de erros e controlar melhor o salário de seus funcionários.

Ficou alguma dúvida? Deixem nos comentários suas perguntas!

Sobre o autor

Autor André M. Coelho

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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