Planilha de cálculo de horas extras: por que NÃO utilizar?
O controle de ponto nem sempre é tratado pelas empresas com a seriedade que deveria.
O aumento do passivo trabalhista é um problema que deve ser evitado a todo custo pois pode gerar prejuízos significativas em casos de ações na justiça do trabalho. Mesmo que empresa esteja agindo corretamente e o empregado esteja errado, a ação trabalhista gera custos altos, seja com tempo ou advogados. A utilização de planilhas para o cálculo e controle de horas extras e banco de horas pode gerar incertezas na hora da utilização dos dados do ponto como prova, especialmente pela fato das planilhas serem facilmente editáveis.
Leia também
Outro problema das planilhas é o backup, as várias versões pelas quais vão passando gerando problemas de entendimento e compatibilidade. A falta de padronização e a possibilidade de confusão ao copiar os modelos entre os funcionários também é motivo para desistir de usar planilhas para controlar o ponto.
Mas como calcular banco de horas e horas extras sem planilhas? Há diversos softwares de ponto no mercado que fazem estes cálculos automaticamente a partir das marcações de ponto que os funcionários registram nos relógios de ponto. Infelizmente na maior parte dos casos é necessário fazer algum investimento e comprar um relógio de ponto. Além disso haverá também mais um custo fixo da manutenção mensal do software e suporte técnico para o software de ponto, geralmente incluídos.
A escolha do relógio de ponto deve levar em consideração o objetivo da empresa que neste caso é fugir das planilhas e controlar automaticamente as horas extras e o banco de horas. Existem bons softwares que fazem todas estas contas com grande variedade de opções e geram relatórios muito mais confiáveis. Obviamente é possível também editar as marcações de ponto para corrigir problemas como marcação esquecida, esquecimento do cartão de ponto ou mesmo uma marcação que tenha ocorrido no horário errado. A diferença é que um bom sistema de controle de ponto irá registrar cada alteração feita nas marcações de ponto e gerar um relatório disto, tornando todo o processo mais transparente. Bom para a empresa e para o funcionário.
Ao escolher o relógio de ponto para sua empresa, pergunte ao vendedor se o programa de ponto gera um relatório de alterações manuais do ponto. Caso a resposta não seja um sonoro “É claro!”, procure outro fornecedor. Há softwares que permitem inclusive alterações não detectáveis. Nem pense utilizar um programa que faça isto pois a credibilidade do controle de ponto da sua empresa poderá ser colocada em cheque em algum tribunal, o que seria péssimo!
Image: bulldogza / FreeDigitalPhotos.net
Sobre o autor
André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.
Veja também
Tipos e modelos de relógio de ponto biométrico
Como conferir o banco de horas no fim do mês?
Modelo de livro de ponto manual: como fazer? Quais outras opções?
Como preencher corretamente a folha de ponto
Um comentário para: “Planilha de cálculo de horas extras: por que NÃO utilizar?”
Reinaldo Almeida Ribeiro
Boa tarde!
Estamos implantando agora o banco de horas em nossa empresa e não temos nenhuma planilha para o controle deste.
Há alguma possibilidade de vocês nos enviarem uma planilha modelo para que possamos usar?
Desde já lhes agradeço.