O que é compliance? Como implantar?

Em Recursos Humanos por André M. Coelho

As empresas podem executar um programa de conformidade, também conhecido como compliance, como um exercício voluntário ou como parte de um processo jurídico. Idealmente, um programa de conformidade deve ser adaptado para atender às necessidades do negócio porque as circunstâncias de cada organização são diferentes.

Programa de compliance: conceito

Um programa de conformidade é um sistema interno ou processo empregado por uma empresa que é projetada para identificar e reduzir o risco de violação de leis, remediar qualquer violação que possa ocorrer, e criar uma cultura de conformidade dentro da organização..

Compliance: passo a passo

O compliance é um programa que deve ter suas etapas respeitadas para sua boa implementação e os melhores resultados.

Padrões e Procedimentos

Uma empresa deve estabelecer padrões e procedimentos para prevenir e detectar comportamentos criminais e comunicá-los efetivamente. No fundo, este é um requisito de senso comum: se uma empresa espera que seus funcionários façam o que é certo, precisa se comunicar através de padrões e procedimentos, o que é o certo e como eles podem ser realizados. É igualmente importante comunicar esta informação aos funcionários de forma concisa e prática, e não através de linguagem jurídica pesada.

Liderança e Supervisão

Uma empresa deve fornecer um executivo sênior específico ou um comitê de executivos de responsabilidade geral para o programa de compliance. No entanto, a “autoridade governamental” de uma empresa, tipicamente seu conselho de administração, deve supervisionar sua implementação. Além disso, toda a gerência, e não apenas aqueles com supervisão direta do programa, devem entender as políticas da empresa relevantes para sua unidade de negócios e garantir que os funcionários sob sua gestão entendam e sigam esses procedimentos.

O compliance é essencial para uma empresa que quer garantir padrões e uma alta competitividade. (Foto: Leistritz AG)

Indivíduos com autoridade substancial na empresa não podem ter uma propensão para agir de forma criminosa ou não ética

Uma empresa deve usar esforços razoáveis para não dar cargos de autoridade ou supervisão a pessoas que se envolveram em atividades ilegais ou outra conduta inconsistente. O propósito é impor um padrão absoluto não contratando indivíduos com histórico de má conduta em cargos de responsabilidade. No entanto, ao tomar decisões de contratação, uma empresa deve considerar o grau em que o registro de má conduta de um indivíduo se relaciona com as responsabilidades antecipadas do indivíduo.

Comunicação e treinamento efetivo

O programa de conformidade de uma empresa não pode simplesmente parecer forte no papel. A empresa deve efetivamente implementar o programa através da educação e treinamento. No setor de varejo, o treinamento para muitos funcionários pode precisar abordar tópicos como informações confidenciais, contabilidade adequada, propriedade organizacional, presentes e favores, padrões de trabalho justos, práticas comerciais injustas, legislação sobre portadores de necessidades especiais, assédio sexual, emprego externo e relatórios. O treinamento não deve meramente recitar a lei, mas deve explicitamente explicar as políticas da empresa e pedir aos funcionários que pensem nas áreas complexas e zonas cinzentas que possam encontrar nas tarefas do dia a dia.

Monitoramento, auditoria e divulgação

Uma empresa deve auditar seu programa de conformidade para certificar-se de que seus elementos estão realmente sendo implementados e avaliar periodicamente a eficácia do programa. Por exemplo, os auditores podem solicitar aos funcionários o que eles percebem como as “regras não escritas” dentro da empresa para determinar se os objetivos do programa de conformidade combinam com sua operação real. Separadamente, uma empresa deve fornecer aos funcionários mecanismos efetivos através dos quais, de forma anônima ou confidencial, denunciem má conduta potencial ou buscam orientação sobre questões de conformidade, protegem esses indivíduos contra retaliação e acompanham adequadamente seus relatórios.

Disciplina e Incentivos

Uma empresa deve fornecer incentivos adequados para encorajar os funcionários a cumprir o programa e impor medidas disciplinares adequadas quando os funcionários não conseguem fazê-lo. É importante que a empresa aplique essas regras de forma consistente para manter a credibilidade do programa.

Ação corretiva

Uma empresa deve abordar a falta de conduta após a ocorrência incluindo, às vezes, um relatório às autoridades, e deve tomar medidas razoáveis para evitar má conduta semelhante no futuro. Além disso, o Conselho de Administração ou o Comitê de Auditoria de uma empresa devem receber relatórios regulares e significativos sobre os resultados da auditoria e o status das ações corretivas.

Finalmente, uma vez que estes sete elementos estão em vigor, o programa deve ser periodicamente reavaliado e modificado para garantir que ele seja mantido atualizado e efetivo.

Ficou alguma dúvida sobre o compliance? Deixem nos comentários suas perguntas e iremos ajudá-los!

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

Veja também