Terceirização de folha de pagamento vale a pena?

Escrito na categoria "Legislação trabalhista e MTE" por André M. Coelho.

Um dos aspectos mais importantes da administração de uma empresa é o gerenciamento da folha de pagamento – desde o minuto em que seu primeiro funcionário (até você!) começa a trabalhar, você precisa de um sistema de folha de pagamento. Sendo esta questão extremamente importante para um negócio, pode ser melhor terceirizar esta tarefa para uma empresa especializada.

Por que fazer a terceirização de folha de pagamento?

Mas as pequenas empresas geralmente não têm recursos, tempo e dinheiro adequados para lidar com a folha de pagamento internamente. Você precisa gastar todo o seu tempo fazendo o que faz de melhor e manter os clientes satisfeitos. Você não tem tempo para gastar horas com a folha de pagamento, e a maioria das pequenas empresas não pode pagar um especialista em folha de pagamento na equipe.

Além disso, a folha de pagamento é inerentemente difícil e tediosa. Não se trata apenas de garantir que todos recebam o salário que esperam dentro do prazo. Existem também vários impostos governamentais – federais, estaduais e locais – a pagar também. Os documentos devem ser arquivados no prazo e todas as caixas de regulamentação precisam ser marcadas.

Todos esses cenários justificam que as pequenas empresas terceirizem a folha de pagamento. Infelizmente, há uma clara falta de soluções de folha de pagamento voltadas para pequenas empresas no mercado. Então quais são suas opções?

As empresas tradicionais de folha de pagamento são adequadas para pequenas empresas?

A folha de pagamento é, superficialmente, um espaço competitivo. Existem muitas empresas multinacionais que atuam nesta áreas. Porém, para as pequenas empresas, o problema é que essas empresas tradicionais geralmente combinam os altos retentores ou as taxas horárias das consultorias com a tecnologia mais adequada para empresas maiores.

Junto com os sistemas desajeitados e difíceis de usar, essa tecnologia também é cara e tem uma tonelada de taxas ocultas. A maioria dessas empresas também não é conhecida por ter um ótimo atendimento ao cliente. Eles simplesmente não estão equipados para atender às necessidades das pequenas empresas.

Por outro lado, está crescendo a competitividade no mercado, e surgindo diversas empresas e softwares de folha de pagamento para sua empresa.

Com isso em mente, vamos dar uma olhada na terceirização da folha de pagamento em vez de fazer você mesmo.

Terceirização de folha de pagamento

A folha de pagamento pode ser terceirizada para simplificar o trabalho da empresa. (Foto: divulgação)

Como terceirizar sua folha de pagamento?

A terceirização precisam de alguns critérios e planejamento para dar certo e ser eficiente. As etapas abaixo podem ajudar na terceirização da folha de pagamento:

Etapa 1: determine suas necessidades

Antes de escolher um provedor de folha de pagamento, você precisa entender o que precisa que ele faça. Você tem funcionários ou contratados? Como você determina a diferença? Você precisa da folha de pagamento para conectar ao seu software de contabilidade? Quais impostos você precisa pagar? Você paga bônus ou despesas?

Depois de controlar suas necessidades de folha de pagamento, comece a fazer sua lição de casa.

Etapa 2: faça sua pesquisa

Tudo começa com a decisão de que tipo de provedor terceirizado de folha de pagamento você deseja usar para sua empresa, e muito disso depende do tamanho de sua empresa.

As empresas de médio e grande porte são as mais adequadas para escolher empresas de folha de pagamento especializadas. Esses provedores de folha de pagamento maiores têm sistemas adaptados para atender às necessidades dos clientes corporativos, visto que normalmente fornecem uma solução que cobre todos os aspectos de RH, benefícios e folha de pagamento.

As pequenas empresas, por outro lado, têm uma infinidade de opções quando se trata de terceirizar sua folha de pagamento.

Contador / Escriturário

Firmas locais de folha de pagamento

Empresas online de folha de pagamento

Empresas maiores e multinacionais

Existem prós e contras em cada uma dessas opções, mas tudo se resume ao tipo de solução certa para sua empresa.

As soluções de folha de pagamento oferecidas por empresas maiores podem não ser adequadas às suas necessidades como uma pequena empresa. Usar um contador para gerenciar sua folha de pagamento é uma boa opção porque você tem uma pessoa interna que fica de olho em todas as suas remessas e relatórios para você, mas os custos podem aumentar se o seu contador estiver cobrando cada item separadamente.

As empresas online fornecem uma solução interessante porque, na maioria das vezes, você paga em um modelo de assinatura, geralmente pelo que usa, e pode economizar muito tempo e dinheiro.

Agora que você tem um melhor entendimento do que existe em termos de opções, deve começar listando as empresas. Depois de ter essa lista, que deve vir com prós, contras e preços, entre em contato conosco.

Etapa 3: Faça uma conexão

Ter qualquer empresa externa cuidando da folha de pagamento é como enviar seu melhor terno ou vestido para ser lavado a seco. Você precisa ter certeza de que este item vai voltar inteiro, manuseado com cuidado.

Pergunte. Verifique se uma empresa é adequada para você. Eles são boas pessoas para fazer negócios? Essa é a pergunta que todo mundo faz, realmente, com qualquer provedor de serviços. Você vai lidar com essas pessoas todos os meses, então ajuda se você se dar bem.

Terceirizar é a resposta?

Realmente, a pergunta deveria ser: terceirizar a folha de pagamento é a coisa certa para você? Isso é contigo. A menos que você tenha um funcionário ou consultor dedicado à folha de pagamento, ou simplesmente goste de fazer a folha de pagamento, isso pode ser uma grande e cara dor de cabeça que, se malfeita, pode resultar em multas, impostos e outros custos da Receita Federal.

Contanto que você se sinta confortável terceirizando essa função e possa encontrar uma empresa com a qual queira trabalhar, esta pode ser a maneira mais fácil de tirar esse fardo de seus ombros. O conforto em saber que o governo está recebendo seus impostos e seus funcionários estão recebendo seus salários em dia e sem preço.

Você usa um dos serviços mencionados acima para gerenciar sua folha de pagamento? Tem outra sugestão para outros empreendedores? Compartilhe conosco nos comentários abaixo.

Sobre o autor

Autor André M. Coelho

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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