Comunicação Interna: o que é e exemplos!

Em Recursos Humanos por André M. Coelho

A colaboração é uma parte instrumental do local de trabalho, mas como você pode garantir que seja eficaz? A colaboração por causa da colaboração pode se traduzir para reuniões desnecessárias ou uma diminuição na produtividade.

Por outro lado, a comunicação interna bem-sucedida pode levar a uma colaboração significativa. Se a sua empresa dirige a colaboração interna com uma estratégia ponderada, terá um impacto positivo na sua força de trabalho.

A comunicação interna é frequentemente usada como um termo de cobertor, mas, de fato, há uma enorme gama de diferentes tipos de comunicação que acontecem em sua organização agora. Você está fazendo espaço para eles em seu plano de comunicação interna?

O que é comunicação interna?

Há muitas definições diferentes lá fora, mas a verdade é que o termo é um pouco de tudo. Há uma infinidade de diferentes tipos de comunicação interna: de memorandos de cima para baixo para reconhecimento entre pessoas (p2p), a partir de crises com campanhas de informações e muito mais.

Cada um é projetado para servir a um propósito diferente, um público diferente, para entregar um resultado diferente. Muitos já estarão acontecendo em seus negócios, com ou sem um plano dedicado. E enquanto podemos prestar mais atenção a certos tipos como uma organização, cada um tem seu próprio valor e é importante para sua estratégia geral de comunicações internas.

A comunicação interna é o compartilhamento de informações para fins comerciais.

A comunicação interna melhora o desempenho da equipe e aumenta a eficiência da empresa. (Imagem: Northeastern University)

A comunicação empresarial interna pelo dicionário comercial

Para aqueles encarregados de gerenciar, dirigir ou supervisionar as comunicações internas, é fundamental entender os diferentes tipos. Você não será necessariamente responsável por todo tipo: Mas você será um facilitador fundamental.

Identificar, nutrir e promover os diferentes tipos de comunicação interna exige que compreendam suas diferentes metas, quais ferramentas funcionam para diferentes tipos, onde cada tipo tem seu lugar na estratégia de comunicação interna mais ampla, e o tom ou estilo apropriado para cada um.

Exemplos de comunicação interna

Muitos tipos de comunicação se sobrepõem, mas todos merecem um local na sua linha de comunicação. Identificamos os tipos comuns como:

Comunicação de cima para baixo ou de liderança

Comunicação de mudança

Comunicação de crise

Comunicação de informação

Comunicação de baixo para cima ou de duas vias

Comunicação de pares

Comunicação de cultura

Comunicação de campanha

Comunicação de cima para baixo ou de liderança

Eles são primeiro por um motivo; Quando as comunicações internas se elevam na agenda de negócios, é tradicionalmente facilitando a distribuição de informações de cima para baixo do negócio para o seu povo.

Líderes seniores desempenham um papel crucial na definição da cultura e da direção de um negócio, portanto, obtê-los visíveis e ouvidos em toda a força de trabalho é essencial. Em organizações maiores onde muitos funcionários nunca atendem aos seus líderes seniores pessoalmente, a comunicação interna tem uma tarefa desafiadora e um papel ainda mais importante a desempenhar.

Ouvir do chefe faz a diferença como a equipe definem o propósito em seu trabalho – um dos componentes cada vez mais importantes do envolvimento de funcionários

Comunicações de cima para baixo são usadas para informar a equipe da estratégia e direção globais de negócios, e, portanto, abrangem em grande parte em toda a empresa e são tradicionalmente formais em sua natureza.

Os canais de entrega podem variar de uma reunião da cidade ou fluxo de vídeo para um boletim corporativo; Na maioria das vezes, eles tenderão a ser agendados ou vêm com aviso decente, com informações de apoio a partir de comunicações internas, marketing, RH ou qualquer outro número de departamentos.

Sob esta categoria, tendemos a ver comunicações como:

Visão geral da estratégia de negócios.

Atualizações da empresa

Desempenho ou progresso

Anúncios formais

Prêmios, conquistas e reconhecimentos para toda a empresa

Devido ao interesse e entrada de nível sênior, é provável que esses tipos de comunicações já estejam firmemente colocados em seu calendário de comunicações internas. No entanto, revisar os canais usados, o alcance e a resposta do pessoal, e a verificação de sanidade por ‘fala corporativa’ pode ajudar a manter o envolvimento.

Comunicação de mudança

Eles estão intimamente relacionados com o primeiro tipo, mas ainda merecedor de uma categoria própria.

Não importa o que sua indústria, tamanho ou estratégia, a mudança faz parte da evolução natural dos negócios: se vem de dentro ou algo externo que afetará sua organização. E a comunicação é talvez o ingrediente mais fundamental para o sucesso da mudança de mudança.

Comunicar a mudança internamente requer um planejamento cuidadoso e uma compreensão das preocupações e necessidades de sua equipe. Gerente Cascades, pequenas reuniões face-to-face e campanhas de alimentação de gotejamento ao longo do tempo são todas as ferramentas poderosas para este tipo de comunicação interna.

As comissões de mudança com grupos de funcionários distintos também provam ser mais eficaz do que uma abordagem de cobertura em toda a empresa, pois nos permite concentrar-se no “porquê” ou “O que há para mim?”, garantindo maior compra pelos funcionários. Deixando espaço para o pessoal para feedback, fazer perguntas, e ter suas vozes ouvidas também podem reduzir a resposta negativa.

Que tipo de comunicação cai sob a categoria “mudança”? Exemplos incluem:

Mudança de negócios estruturais, como uma fusão, aquisição ou reestruturação interna

Alterações na marca ou oferta organizacional, como nova / descontinuação de produtos ou serviços, nova marca / site, inserindo novos mercados ou territórios

Aberturas de escritório, movimentos ou fechamentos

Novos softwares, ferramentas, fornecedores, distribuidores ou processos internos

Mudança relacionada à indústria, como alterações regulatórias ou de conformidade

Mudança política, econômica ou social, como uma mudança na lei ou política, mudanças nos mercados financeiros ou campanhas sociais (por exemplo, a atual ‘guerra em plástico’, que leva a alterações de embalagem e produção em muitas organizações FMCG.)

Comunicação de informação

Na economia de conhecimento de hoje, negociamos informações. Isso é verdade tanto dentro das organizações quanto na sociedade como um todo.

A informação garante que nossos funcionários estejam equipados com tudo o que precisam para realizar seus papéis de forma eficiente, com segurança e com o melhor de sua capacidade. Ele afeta o serviço e a experiência que, por sua vez, entregam nossos clientes e clientes. O acesso à informação melhora a produtividade e a moral, reduz o risco e melhora o engajamento dos funcionários. É – em uma palavra – crucial.

Também pode ser confuso para gerenciar. A informação tende a viver em muitos lugares diferentes: enterrado em pastas em sua empresa, armazenado em sua intranet, seus sistemas ou folha de pagamento, dentro de emails ou em computadores de colegas.

Coleta, auditoria, organização e distribuição de que a informação efetiva é uma responsabilidade central do comunicador interno, mesmo que a própria informação não seja de propriedade de você. Você precisa considerar como criar uma “fonte única de verdade”, evitando duplicatas ou o risco de conteúdo desatualizado e garantir cada funcionário – independentemente de onde ou como funcionam – pode acessá-lo quando necessário.

Quem tem a responsabilidade de atualizá-lo e quando? Quem é dono, aprova ou assina nele? Como você puxa informações de diferentes sistemas ou pastas? Que governança você tem em torno de marcação e nomeação de informações? Você tem uma função de pesquisa eficaz, para garantir que seja encontrada? A equipe pode acessá-lo de diferentes dispositivos, ou sem um email da empresa?

Todas essas perguntas precisam responder como parte da sua estratégia de comunicação interna, para garantir que as comunicações de informações sejam eficazes.

As comissões focadas na informação geralmente incluem:

Políticas e procedimentos; Por exemplo, RH ou informações de TI

Informações legais ou de conformidade

informações como realizarr processos de negócios comuns

Informações organizacionais – sobre o negócio, marca, produtos / serviços, posicionamento e mais

Informações dos colegas para quando a equipe precisa se conectar com outras pessoas para suporte ou ajuda adicional

Ferramentas de treinamento e conteúdo

Comunicação de crise

Obtendo as informações certas para as pessoas certas de maneira oportuna, eficiente e eficaz, nunca é mais importante do que durante uma situação de crise.

Ao contrário de outras formas de comunicação interna, as crises não tendem a ganhar muito aviso prévio. No entanto, ter um plano de comunicação de crise sólida antes de uma situação surgir pode mitigar os riscos, reduzir o impacto e manter a equipe segura.

As opções de canal são uma das maiores considerações para este tipo de comunicação interna. Simplificando, você pode chegar a todos que você precisa, independentemente de onde eles estão? Isso inclui a linha frontal ou a equipe transitória, que não se sente em uma mesa ou não tem acesso fácil a um computador.

Uma abordagem multicanal é normalmente a aposta mais segura; No entanto, na pressão de uma situação de alto estresse ou oportuna, garantindo que todos sejam configurados e que as mensagens possam ser feitas de forma eficiente é crucial. Uma ferramenta de transmissão é inestimável, pois irá empurrar uma única mensagem através de vários canais, incluindo mensagem de texto, notificação push, e-mail e muito mais. Garantir que você tenha uma maneira de confirmar o recebimento do pessoal ou a segurança também é vital.

Ao lado deste, os protocolos de pré-crise são uma parte crucial do portfólio de comunicações internas. Caindo sob a categoria de comunicação de informação também, estes cobrem os responsabilidades e os protocolos de resposta para o pessoal à luz de uma crise ou situação de emergência. O que constitui uma “crise” é surpreendentemente ampla:

Desastres naturais, como terremoto, inundação ou clima extremo

Crise tecnológica: ataque cibernético, interrupção, vírus

Crises ambientais, como um vazamento de gasoduto, ou derramamento de materiais ou resíduos perigosos

Empregado ou má conduta de gerenciamento

Vazamento de informações privilegiadas ou internas

Falhas de produtos, defeitos ou recalls

Uma ameaça externa para negócios ou funcionários; que pode variar de uma ameaça terrorista a incidentes de incêndio, sabotagem ou polícia

Conflito com grupos de interesse, sejam políticas, sociais, ambientais, culturais ou propósitos

Crises financeiras, como perdas significativas, fraudes, falência, indo em administração

Erros organizacionais como engano ou má conduta de gestão coletiva

Interrupção do processo, como problemas dentro da cadeia de suprimentos ou processo de distribuição

Embora a responsabilidade de gerenciar uma crise tenda a residir com a alta administração, o ato de fluxo de informações antes, durante e na esteira da crise é um dos trabalhos mais importantes para os comunicadores internos. Se você ainda não conseguiu crisis comms em seu plano de comunicação interna, você precisa.

Comunicações de baixo para cima ou de duas vias

O fluxo de informações em uma organização não deve ser puramente de cima para baixo. Para se envolver, reter e aproveitar o conhecimento e insights da equipe, a comunicação bidirecional e de baixo para cima é vital.

A comunicação interna é a maneira como uma empresa interage com seu povo e eles interagem com isso. À medida que o engajamento dos funcionários e a experiência dos funcionários no trabalho se tornam mais amplamente reconhecidos como grandes contribuintes para a linha de fundo do negócio, estamos entendendo o valor desse tipo de comunicação interna mais do que nunca. É o trabalho dos comunicadores internos garantir que a equipe tenha as ferramentas, suporte e canais certos para obter suas vozes ouvidas e contribuir com conteúdo gerado pelo empregado.

Fóruns de discussão, blogs e ferramentas sociais, como a capacidade de comentar, como ou compartilhar são todas as formas informais de pessoal para contribuir. “Caixas de sugestões” virtuais e grupos de foco podem levar as pessoas inovando, enquanto o aumento das pesquisas de pulso mostra a necessidade de explorar como nossa equipe está se sentindo.

A comunicação de baixo para cima ou duas vias nos requer facilitar:

Ideação, para a equipe para apresentar sugestões ou ideias

Feedback do empregado: apresentando algo para a equipe e solicitando sua entrada, ou criar um processo e espaço para o pessoal para preocupações de ar e reclamações

Pergunta e respostas, quando a equipe requer mais informações ou esclarecimentos

Pesquisas de pessoal e pesquisas de pulso, para avaliar o sentimento de funcionários, o engajamento ou a mentalidade

As pesquisas ou os votos da equipe, para reunir uma opinião popular ou inserir em questões e decisões específicas

Dando pessoal – todos os funcionários, independentemente do papel, nível de antiguidade ou localização – uma voz e um papel ativo em contribuir para a organização e sua direção podem ser enormemente capacitantes. As melhores organizações não falam em seus funcionários; eles falam com eles. Este tipo de comunicação interna é indiscutivelmente o que pode ter o maior impacto no desempenho geral dos negócios.

Comunicação de pares

Conectando o pessoal uns aos outros nos locais de trabalho de hoje vem com uma gama de desafios diferentes.

A comunicação P2P ou entre pares não é algo que os comunicadores internos façam, tanto quanto facilitam.

Nossas forças de trabalho são cada vez mais diversas e dispersas. No entanto, sendo capaz de colaborar com os outros, encontrar um par que pode fornecer ajuda ou compartilhar conhecimento, ou simplesmente construir conexões com nossos colegas, todos contribuíram para locais de trabalho mais envolvidos e produtivos.

Mais uma vez, a comunicação peer-to-peer não é algo que os comunicadores internos façam, tanto que facilitem.

Fazendo espaço para ele no seu plano de comunicação inclui oferecer uma equipe um diretório abrangente e acessível – perfis ricos que vão acima e além do título padrão e endereço de e-mail podem ajudar a equipe a encontrar pares com interesses compartilhados, habilidades específicas e muito mais.

Diferentes canais são adequados para diferentes tipos de comunicação P2P. Colaborar em um projeto ou trabalho, por exemplo, pode convocar plataformas específicas de gerenciamento de projetos ou um DMS; Uma-para-um e as conversas de grupo podem ser mais adequadas para uma ferramenta de redes sociais corporativas, como o Slack ou Teams da Microsoft.

Quando a equipe compartilha suas histórias e experiências com pares, pode apoiar a cultura positiva da empresa, facilitar a maior ideação, melhorar as taxas de moral e retenção, gerar maior resolução de problemas e muito mais. O reconhecimento peer-to-peer também é uma ferramenta poderoso nos locais de trabalho de hoje.

Comunicação de pares pode cobrir:

Colaborando em uma tarefa, projeto, ou evento específico

Conectando-se com indivíduos que podem ajudar ou fornecer conhecimento em um tópico ou tarefa específica

Equipe ou comunicação comunitária, incluindo o compartilhamento de informações e arquivos, discussão, imagens, eventos e mais

Narrativa ou compartilhamento de conhecimento e experiências; Por exemplo, através de blogs ou dentro de um fórum de discussão

Reconhecimento de pares

Resolução de problemas e ideação

Comunicação de conversação de grupo privado e pequeno

Comunicação de cultura

A cultura da empresa é um aspecto muitas vezes intangível, mas extremamente influente de uma organização, ligado a tudo, desde a atração e retenção de talentos, através do envolvimento, desempenho financeiro, estabilidade do negócio ou longevidade, e mais.

A cultura organizacional pode ser definida como os valores compartilhados, crenças, percepções detidas pelos funcionários dentro de uma organização.

As organizações orientadas por propósito são mostradas para superar aqueles que são orientados para o lucro e impulsionam o engajamento entre os funcionários; 49% dos funcionários negociam uma parte do seu salário para continuar no seu papel atual com um grau adicional de propósito.

Mas como é uma mentalidade coletiva, que normalmente evolui ao longo do tempo, a responsabilidade das comunicações internas?

Definindo e, em seguida, fixar um conjunto de valores na parede do escritório não define ou criam uma cultura da empresa. No entanto, há uma variedade de tipos de comunicação interna que podem ajudar a nutrir, se comunicar e facilitar suas fundações. É a soma desses vários elementos que ajudam a crescer e incorporar uma cultura comum saudável entre os funcionários ao longo do tempo.

A comunicação de cultura pode cobrir tudo, tal como

Missão e Valores da Empresa

Comunicação a bordo

Quaisquer iniciativas, campanhas, eventos e políticas – como eventos de caridade, ou seu compromisso com iniciativas ambientais

Comunicações de liderança: Embora tenhamos tirado como uma categoria separada, os líderes seniores desempenham um papel central na formação de cultura organizacional; Ouvir daqueles no topo ajuda a comunicar que à sua organização

Recompensas, reconhecimento e encorajamento: reconhecendo indivíduos, equipes ou comunidades – especialmente aqueles que demonstram comportamentos desejados ou os valores de uma organização – incorpora ainda mais a cultura organizacional

Comunicação social; Seja por eventos sociais organizados dentro de uma organização, pares para compartilhar e engajamento de pares, ou notícias e informações não comerciais

Muitas vezes, a comunicação que ajuda a retratar sua cultura da empresa não virá daqueles investidos na criação: vem daqueles que vivem e respirando, seus funcionários.

Comunicações de campanha

Uma campanha normalmente consiste em um conjunto de atividades de comunicação, projetado para gerar um resultado específico ou objetivo em um período de tempo especificado.

Muitos dos outros tipos de comunicação que mencionamos podem ser executados como uma campanha: entregues através de um curso de diferentes métodos ao longo de um período de tempo. A partir de uma perspectiva de comunicações internas, as campanhas são uma ferramenta valiosa para entregar uma mensagem em vários públicos, canais ou placas de dados de audiência, porque fornecem uma maneira multifacetada para entregar uma mensagem central.

Se você tiver uma força de trabalho dispersa, ou talvez funcionários que trabalham em turnos ou fora na linha de frente, uma comunicação única pode ser facilmente perdida. Quando é importante, a mensagem passa, uma campanha de comunicação interna bem elaborada cobre todas as bases.

As comunicações de campanha são normalmente montadas em torno de um objetivo definido, variando de:

Promoção, por exemplo de um evento, atividade ou iniciativa

Educação, utilizando a campanha como alimentação de gotejamento para fornecer informações de tamanho mordida ou incorporar uma mensagem através da repetição: por exemplo, de uma próxima mudança no processo, direito ou procedimento

Consciência, usando uma abordagem multicanal ou múltipla de exposição para maximizar a visibilidade de uma mensagem específica: talvez de um benefício da empresa HR ou uma mensagem de segurança

Interesse, a compra e o engajamento: campanhas de ‘teaser’ que os interesses de pique são um determinado sucesso para esses tipos de comunicação interna, fornecendo pessoal com espreitas ou dicas de um próximo anúncio, por exemplo.

A participação, por exemplo, para obter suporte a funcionários e participação para uma pesquisa, ou para optar pela pensão da empresa – uma campanha pode fornecer vários lembretes ‘touchpoint’.

Nos locais de trabalho digital superlotados, ocupados e de alto volume de hoje, uma campanha interna pode ajudar a reduzir o ruído e capturar a atenção: se isso comunica a mudança, coleta apoio, construir antecipação e mais.

Sua natureza mais diversificada e flexível também permite um pouco mais de criatividade e diversão do que outros tipos de comunicação. Experimente uma mistura de mídia, uma brincadeira com o tom de voz e o uso de imagens de imagens, cor e fora do lado de fora para martelar a mensagem para casa.

Um tipo de comunicação para cada necessidade de negócios

O processo de passar informações e compreensão de uma pessoa para outra

A comunicação é talvez o ato mais poderoso que realizamos todos os dias: no trabalho, e em nossas vidas do dia-a-dia.

Como comunicadores internos, pode se sentir esmagadora para considerar quantas formas diferentes que podem tomar. No entanto, como esses tipos mostram, muitas vezes não é a própria comunicação – o ‘o que’ – que precisa ser apanhado por comunicações internas, tanto quanto o processo, ou o ‘como’.

Ao mapear sua estratégia de comunicação interna, faça espaço e tempo para os diferentes tipos disponíveis. Um plano de comunicaçãobem-sucedido é diversificado, ágil e adaptativo: fornecendo uma experiência de 365 graus de conexão para seu pessoal, informações e organizações em geral.

Dúvidas? Deixem nos comentários sua participação!

Sobre o autor

André é pós-graduado em pedagogia empresarial, especializando na padronização de processos. Possui mais de 300 horas em cursos relacionados à administração de empresas, empreendedorismo, finanças, e legislação. Atuando também como consultor e educador empresarial, André escreve sobre Recursos Humanos desde 2012.

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